Внутренний аудит. Последовательность действий и нюансы разработки процесса внутреннего аудита. Часть 2. Продолжение

Автор статьи: Сергей Наривончик (инженер по качеству и безопасности пищевой продукции АО "РеалКапс")

В прошлом материале на тему организации процесса внутреннего аудита (ВА) была рассмотрена взаимосвязь внутреннего аудита и управления несоответствиями.

В данном материале речь пойдет о последовательности действий, которые сопровождают процесс разработки внутреннего аудита.



Любой процесс, особенно на производстве, должен быть четко структурирован и закреплен временными рамками. Внутренний аудит – не исключение.

При организации внутреннего аудита используется следующая последовательность действий:

- издание приказа о назначении главного аудитора и группы аудиторов – сотрудников, которые будут проводить внутренний аудит на предприятии;

- подбор организации, которая обучит сотрудников и расскажет им о требованиях к проведению внутренних аудитов в соответствии с ISO 19011. (Крайне важно, чтобы у группы внутренних аудиторов было понимание внедряемого стандарта (например, ISO 22000) и/или их сочетания (например, интегрированная система менеджмента на соответствие требований стандартов ISO 22000 и ISO 9001)).

- анализ данных предыдущих аудитов и/или анализ со стороны руководства. По его результатам вносятся правки по проверяемым пунктам стандартов (добавляются и/или удаляются), изменению группы аудиторов, времени на проведение аудита, а также рассматриваются выявленные несоответствия и определяются процессы/подразделения, где они еще могут появиться;

- составление программы внутреннего аудита на определенный период (как правило, на год) с указанием проверяемого подразделения / процесса организации и пунктов стандартов, которые необходимо проверить в данном подразделении / процессе, в том числе и с учетом анализа программы ВА прошлого отчетного периода;

- согласование программы внутренних аудитов со всеми подразделениями / владельцами процессов;

- утверждение программы внутреннего аудита главным аудитором, руководителем предприятия;

- составление плана ВА перед проведением внутреннего аудита в подразделении / процесса;

- ознакомление руководителя проверяемого подразделения / владельца процесса о проведении ВА, в котором указываются дата проведения проверки, количество запланированного времени; главный аудитор и группа аудиторов, а также цель аудита, перечень проверяемых пунктов стандарта, несоответствия с предыдущего аудита (в случае их наличия), которые подлежат проверке;

- составление чек-листа внутреннего аудита проверяемого подразделения с указанием вопросов по проверяемым пунктам стандарта и ссылками на внутренние документы (положения, процедуры, инструкции и т.п.).

При формировании чек-листа следует учитывать, что при проверке разных подразделений по одному пункту вопросы могут отличаться, например:

- провести проверку в подразделении / процессе (вводное совещание, проведение проверки степени соответствия требованиям внутренних документов и выполнения данных требований, представление результата проверки подразделения / процесса; определение коррекции / корректирующих действий);

- заполнить чек-лист ВА наблюдениями, часть из которых являются несоответствиями;

- провести анализ каждого выявленного несоответствия и определить коренную причину невыполнения установленного требования;

- провести проверку выполнения всех запланированных действий по результатам анализа несоответствия (коррекция / корректирующие действия).

Вся заявленная деятельность в рамках внутреннего аудита требует ведения записей: программа ВА (рисунок 3), план ВА – уведомление о ВА (рисунок 4), чек-листы (рисунок 5), а также все действия по управлению несоответствиями (отчет о несоответствии, журнал регистрации несоответствий).

Сбор и анализ данных для анализа со стороны руководства включает сопоставление плана внутреннего аудита с его результатами:

• -все ли подразделения/процессы были проверены хотя бы один раз?
• Проводился ли внутренний аудит в установленные сроки?
• Какое количество аудитов проведено?
• Сколько времени фактически потрачено на проведение каждого внутреннего аудита?
• Какие изменения по группе аудиторов произошли за отчетный период?
• Какие несоответствия были выявлены?
• Какое количество несоответствий повторяются? И т.д.

Рассмотренные выше вопросы для анализа со стороны руководства являются примерным и подлежат актуализации в зависимости от отрасли предприятия, его специфики и многих других факторов.


А рассмотренная последовательность действий описывает порядок при проведении планового внутреннего аудита. Кроме планового внутреннего аудита может проводиться и внеплановый внутренний аудит, причинами которого могут стать:

• проверка выполнения одного из пунктов по всему предприятию;
• несоблюдение или грубое нарушение одного или нескольких требований стандарта;
• жалоба критического характера и т.д.

При внеплановом аудите рекомендуется следующий порядок действий:

• выявление потребности во внеплановом аудите – причина аудита, проверяемое подразделение / процесс;
• уведомление проверяемого подразделения / процесса;
• составление чек-листа внепланового аудита;
• проведение внутреннего аудита;
• регистрация результатов проведенного внутреннего аудита;
• управление несоответствиями;
• сбор и обработка данных для анализа со стороны руководства и входная информация для плана внутреннего аудита на следующий отчетный период.

Как видно из схемы (рисунок 2), следующим этапом внутреннего аудита является работа с несоответствиями.

Выполнение всех действий в рамках внутреннего аудита и управления несоответствиями требует дисциплины и времени. Снижение трудовых, временных затрат происходит с применением автоматизированных систем и/или перевода работы в программное обеспечение.



В следующей статье из цикла публикаций о построении системы менеджмента предприятия мы рассмотрим процесс организации и формирования анализа со стороны руководства и его использование при развитии системы.

Ознакомиться с другими материалами автора по данной теме можно здесь.

Видеоматериалы автора статьи.