Качественное ПО – залог успеха вашего предприятия в современных условиях

Автор статьи: Сергей Наривончик (Инженер по качеству и безопасности пищевой продукции АО "РеалКапс")

В прошлом материале мы рассмотрели, как управлять несоответствиями. В этот раз речь пойдет о применении специализированного программного обеспечения (ПО) при работе системы менеджмента.

Пожалуй, сегодня абсолютное большинство компаний стремится быть в тренде и соответствовать требованиям мировой экономики, в том числе в сфере внедрения системы менеджмента, и, в частности, электронного документооборота.

Это необходимо, в первую очередь, для того, чтобы соблюдать принципы и нормативы, представленными в стандарте ISO 9001.

Стандарты серии ISO, регламентирующие разнообразные системы менеджмента, широко вошли в нашу жизнь. Они содержат требования, руководства или рекомендации, касающиеся управления процессами в различных сферах, например, в области качества (ISO 9001), экологии (ISO 14000), безопасности пищевой продукции (ISO 22000), охраны труда и техники безопасности (ISO 45001), обеспечения информационной безопасности (ISO/IEC 27001), и т.д.

Во всех вышеперечисленных стандартах общими элементами являются:

Вести базу документально подтвержденной информации – документов и записей, описывающих, а также подтверждающих всю деятельность предприятия.

Планировать и проводить внутренние аудиты.

Заниматься организацией работ по управлению несоответствиями (выявление, регистрация, определение коренной причины несоответствия, определение требуемых действий, назначение ответственного за выполнение данных действий, проверка после выполнения, контроль за повторением ситуации в дальнейшем).

Собирать данные по деятельности предприятия за определенный промежуток времени (как правило, год) и представлять их руководству для анализа.

Проще всего справиться с этими элементами, при использовании специализированного программного обеспечения. Так же оно предоставит Вам следующие плюсы:

снизить вероятность ошибок, вносить информацию без дублирования, сократив тем самым время и силы на заполнение всех форм, планировать и организовывать процесс внутренних аудитов, работать в единой базе несоответствий и, что немало важно - защитить все данные от несанкционированного доступа, так как они будут храниться на сервере предприятия.

Описанный выше функционал является обязательными элементами специализированного программного обеспечения. «АУДИТ СМ» (аудит систем менеджмента, разработанного на базе АО «РеалКапс».

Для удобства восприятия возможности ПО представлены на рисунке

Рисунок 1 – Возможности ПО

Рассмотрим алгоритм действий при работе с данным ПО.

1. Предварительные шаги по заполнению и/или изменению справочников, необходимых для работы с ПО

Рисунок 2 – Внешний вид справочника Стандарты

2. Планирование внутреннего аудита

Схематично процесс планирования представлен на схеме

Каждое действие с данного этапа подтверждается созданием определенных форм с возможностью отправить их на печать и сохранить себе на компьютер или сервер.

На стадии реализации вопрос по отправке всех документов по планированию внутреннего аудита поступает на почту непосредственного исполнителя.

3. Управление несоответствиями

Данный этап позволяет:

вести все записи по выявленным несоответствиям в едином журнале;
указывать для дальнейшего анализа этап, когда было выявлено несоответствие: аварийная ситуация, внешний аудит, внутренний аудит, жалоба/рекламация, мониторинг ККТ/ОППУ, обращение, повседневная деятельность, санитарный аудит, сертификационный/надзорный аудит;
указывать коренную причину появления данного несоответствия;
определить последствия при выявлении несоответствия;
определить коррекцию/корректирующие действия по выявленным несоответствиям с указанием ответственного и сроков реализации коррекции/корректирующих действий;
по факту заполнения журнала формировать отчет о несоответствии, который можно распечатать и подписать у всех заинтересованных сторон.

Преимуществом данного этапа также является возможность переноса информации из раздела «Внутренний аудит» без повторного ввода данных.

4. Анализ полученной информации.

Здесь вы можете подготовить отчеты, которые позволяют представлять любую информацию, в том числе и для анализа со стороны руководства.

В качестве предустановленных отчетов в ПО встроены списки аудиторов, вопросов для внутреннего аудита, внутренних нормативных документов, план внутренних аудитов, перечень несоответствий. Кроме того, возможно создание индивидуальных отчетов, выполненных в соответствии с условиями и потребностями заказчика.

Предлагаемое ПО выполнено в соответствии с требованиями стандарта ISO 19011:2018.

При всем описанном выше функционале системные требования минимальные:

Таким образом, требования к серверу и пользовательскому ПК минимальны, а многие существующие ПК имеют более высокие характеристики.

Описанное специализированное программное обеспечение можно использовать при внедрении и поддержании любой системы, построенной на соответствии с требованиями стандарта/ов серии ISO.

Понравилась статья?

ВСЕ СТАТЬИ