+7 499 642 42 69
+7 909 217 87 87
Заполните заявку и мы с Вами свяжемся!
*Нажимая кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных и выражаете согласие с политикой конфиденциальности.
12.05.2021
Анализ со стороны руководства, что это такое?
Автор статьи: Сергей Наривончик (инженер по качеству и безопасности пищевой продукции АО "РеалКапс")
Данная статья завершает цикл публикаций про элементы систем менеджмента и будет посвящена анализу со стороны руководства.
В прошлых материалах Сергея Наривончика на тему разработки и построения систем менеджмента на предприятии мы рассмотрели, как управлять несоответствиями, какое специализированное программноеобеспечение (ПО) существует, а также осветили вопросы организации внутреннего аудита (ВА) при работе системы менеджмента
В прошлых материалах Сергея Наривончика на тему разработки и построения систем менеджмента на предприятии мы рассмотрели, как управлять несоответствиями, какое специализированное программноеобеспечение (ПО) существует, а также осветили вопросы организации внутреннего аудита (ВА) при работе системы менеджмента
Что подразумевается под анализом со стороны руководства,
и как относиться к этому процессу?
и как относиться к этому процессу?
Для того, чтобы понять, что подразумевается под анализом со стороны руководства, сначала необходимо сформулировать понятие «системы менеджмента» и определить в нем место для данного процесса.
Под системой менеджмента (СМ) подразумевается любая система менеджмента или их комбинации, внедренные на предприятии.
Анализ со стороны руководства (АСР) / Анализ высшим руководством – сводный документ по деятельности системы менеджмента и самого предприятия за отчетный период, как правило – 1 год.
Наличие документа по АСР – это требование стандартов серии ISO, к составлению которого привыкли и служба качества, и руководители предприятия.
Многие сотрудники и организации рассматривают создание данного документа как принуждение и считают, что в нем нет необходимости. Возможными причинами такого отношения являются отсутствие понимания или элементарная забывчивость, что все показатели системы менеджмента — это, в том числе, и показатели работы всего предприятия в целом. То есть анализ со стороны руководства необходимо рассматривать с точки зрения развития предприятия, и в него необходимо включать многие показатели деятельности предприятия, например, количество выпущенной продукции.
Под системой менеджмента (СМ) подразумевается любая система менеджмента или их комбинации, внедренные на предприятии.
Анализ со стороны руководства (АСР) / Анализ высшим руководством – сводный документ по деятельности системы менеджмента и самого предприятия за отчетный период, как правило – 1 год.
Наличие документа по АСР – это требование стандартов серии ISO, к составлению которого привыкли и служба качества, и руководители предприятия.
Многие сотрудники и организации рассматривают создание данного документа как принуждение и считают, что в нем нет необходимости. Возможными причинами такого отношения являются отсутствие понимания или элементарная забывчивость, что все показатели системы менеджмента — это, в том числе, и показатели работы всего предприятия в целом. То есть анализ со стороны руководства необходимо рассматривать с точки зрения развития предприятия, и в него необходимо включать многие показатели деятельности предприятия, например, количество выпущенной продукции.
Какие сложности могут возникнуть?
При планировании деятельности, а также во время работы с АСР могут возникнуть сложности в различных процессах:
- определении объема и номенклатуры предоставляемой информации для анализа;
- получении предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки.
На том, с чем связаны проблемы при получении информации от сотрудников и как их решить, пожалуй, стоит остановиться подробнее.
Казалось бы, что может быть проще, чем взять требования стандарта и выполнить все его пункты, однако не все так легко, ведь каждый из пунктов включает в себя множество дополнительных подвопросов, о которых сразу даже и не подумаешь.
Для того, чтобы не упустить ничего важного, необходимо создать специальный документ, в котором был бы описан процесс сбора информации для АСР, представлен примерный перечень вопросов, включающий в себя отчет, а также структуру, состоящую, как минимум, из 3 элементов:
- входные данные;
- сам отчет;
- выходные данные.
При планировании деятельности, а также во время работы с АСР могут возникнуть сложности в различных процессах:
- определении объема и номенклатуры предоставляемой информации для анализа;
- получении предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки.
На том, с чем связаны проблемы при получении информации от сотрудников и как их решить, пожалуй, стоит остановиться подробнее.
Казалось бы, что может быть проще, чем взять требования стандарта и выполнить все его пункты, однако не все так легко, ведь каждый из пунктов включает в себя множество дополнительных подвопросов, о которых сразу даже и не подумаешь.
Для того, чтобы не упустить ничего важного, необходимо создать специальный документ, в котором был бы описан процесс сбора информации для АСР, представлен примерный перечень вопросов, включающий в себя отчет, а также структуру, состоящую, как минимум, из 3 элементов:
- входные данные;
- сам отчет;
- выходные данные.
Именно такой внутренний документ, разработанный в соответствии с требованиями стандарта ISO 22000, был создан специалистами компании АО «РеалКапс». О содержании данного документа речь и пойдет дальше.
В качестве входных данных для анализа служат:
I. Документация систем менеджмента:
- политика в области менеджмента;
- цели в области менеджмента;
- контекст организации;
- утвержденные / переработанные (актуализированные) внутренние документы.
II. Записи по системам менеджмента:
- результаты внутренних и санитарных аудитов предприятия;
- отчет по претензиям потребителей;
- отчет о несоответствиях и корректирующие действия;
- протоколы исследований сырья, готовой продукции (ГП);
- отчет по сертификационному аудиту;
- изменения в процессах, направленные на получение адекватной информации в нужном объеме и в установленные сроки;
- протоколы всех собраний группы НАССР по решению насущных вопросов;
- договоры с организациями на оказание услуг.
В качестве входных данных для анализа служат:
I. Документация систем менеджмента:
- политика в области менеджмента;
- цели в области менеджмента;
- контекст организации;
- утвержденные / переработанные (актуализированные) внутренние документы.
II. Записи по системам менеджмента:
- результаты внутренних и санитарных аудитов предприятия;
- отчет по претензиям потребителей;
- отчет о несоответствиях и корректирующие действия;
- протоколы исследований сырья, готовой продукции (ГП);
- отчет по сертификационному аудиту;
- изменения в процессах, направленные на получение адекватной информации в нужном объеме и в установленные сроки;
- протоколы всех собраний группы НАССР по решению насущных вопросов;
- договоры с организациями на оказание услуг.
Отчет включает в себя:
1) Статус действий предыдущих анализов со стороны руководства (9.3.2.a):
2) Изменения внешних и внутренних проблем, имеющих отношение к СМБПП, включая изменения в организации и ее контексте (9.3.2. b):
3) Информация о производительности и эффективности СМБПП, включая тенденции:
- результата (-ов) мероприятий по обновлению системы:
- Результатов мониторинга и измерения;
- анализа результатов действий по верификации, связанных с ППУ и планом управления опасностью (см. 8.8.2):
- Результаты анализов по ППР;
- несоответствий и корректирующих действий:
- Результатов аудита (внутреннего и внешнего);
- проверок (например, нормативных, со стороны клиентов:
- Производительности внешних поставщиков.
Претензии по работе с поставщиками (сырье и материалы и услуги), все несоответствия
- обзора рисков и возможностей и эффективности мер, предпринятых для их решения (см. 6.1):
- Степени выполнения задач СМБПП:
степень достижения поставленных задач – выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения).
4) Достаточности ресурсов:
5) Любой произошедшей чрезвычайной ситуации, случайности или изъятия / отзыва.
6) Соответствующая информация, полученная посредством обмена с внешними организациями и внутри организации, включая запросы и жалобы от заинтересованных сторон:
7) Возможности постоянного улучшения:
1) Статус действий предыдущих анализов со стороны руководства (9.3.2.a):
- количество выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения) действий.
2) Изменения внешних и внутренних проблем, имеющих отношение к СМБПП, включая изменения в организации и ее контексте (9.3.2. b):
- законодательство и изменения в нем (в т.ч. и внутреннее);
- изменения конъюнктуры рынка (положительные и отрицательные);
- изменения рынка.
3) Информация о производительности и эффективности СМБПП, включая тенденции:
- результата (-ов) мероприятий по обновлению системы:
- предложения по усовершенствованию СМБПП;
- количество обученного персонала по каждой из разработанных программ;
- количество новых видов продукции (с точки зрения безопасности пищевой продукции (БПП));
- перестройка производственных помещений;
- количество новых видов сырья (с точки зрения БПП);
- количество поломок и остановок оборудования.
- Результатов мониторинга и измерения;
- анализа результатов действий по верификации, связанных с ППУ и планом управления опасностью (см. 8.8.2):
- количество проверенной продукции, полуфабрикатов (проверяются на соответствие показателям качества в собственной лаборатории);
- количество проверенной продукции, полуфабрикатов (проверяются в независимой лаборатории);
- количество отклонений от норм.
- Результаты анализов по ППР;
- несоответствий и корректирующих действий:
- основные несоответствия, выявленные за отчетный период;
- выполнение коррекции и корректирующих действий по выявленным несоответствиям за отчетный период.
- Результатов аудита (внутреннего и внешнего);
- проверок (например, нормативных, со стороны клиентов:
- количество внутренних аудитов и проверенных подразделений;
- количество санитарных аудитов подразделений;
- основные замечания, выявленные в рамках внутреннего и санитарного аудитов;
- выполнение коррекции и корректирующих действий по результатам санитарного и внутреннего аудитов;
- количество внешних аудитов;
- основные несоответствия и контроль их устранения.
- Производительности внешних поставщиков.
Претензии по работе с поставщиками (сырье и материалы и услуги), все несоответствия
- обзора рисков и возможностей и эффективности мер, предпринятых для их решения (см. 6.1):
- актуализация анализа рисков по новому сырью / новой ГП / изменения в технологическом процессе;
- актуализация анализа рисков в связи с обновленными внешними данными.
- Степени выполнения задач СМБПП:
степень достижения поставленных задач – выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения).
4) Достаточности ресурсов:
- предложения по усовершенствованию СМБПП.
5) Любой произошедшей чрезвычайной ситуации, случайности или изъятия / отзыва.
- количество и перечень произошедших чрезвычайных обстоятельств;
- мероприятия по корректировке процедуры «Действия персонала в случае аварийной ситуации»;
- тренировочный отзыв (количество и результаты);
- реальные отзывы (количество, результаты, последствия для потребителей).
6) Соответствующая информация, полученная посредством обмена с внешними организациями и внутри организации, включая запросы и жалобы от заинтересованных сторон:
- работа поставщиков сырья, вспомогательных материалов;
- работа поставщиков услуг;
- работа подрядных организаций;
- количество и анализ принятых жалоб и рекламаций (причины; понесенные затраты; принятые меры).
7) Возможности постоянного улучшения:
- итог по входным данным.
В качестве выходных данных для анализа могут служить:
I. Пересмотр политики и/или целей в области СМ (в качестве возможных формулировок можно использовать следующие фразы:
- «политика в области СМ актуальна на следующий год»;
- «цели на следующий год изложить в следующей редакции».
II. Мероприятия, направленные на повышение результативности действующей СМ:
III. Необходимые ресурсы для результативного функционирования СМ, где перечисляются все необходимые ресурсы (временные, трудовые, финансовые, организационные), которые понадобятся в следующем периоде.
I. Пересмотр политики и/или целей в области СМ (в качестве возможных формулировок можно использовать следующие фразы:
- «политика в области СМ актуальна на следующий год»;
- «цели на следующий год изложить в следующей редакции».
II. Мероприятия, направленные на повышение результативности действующей СМ:
III. Необходимые ресурсы для результативного функционирования СМ, где перечисляются все необходимые ресурсы (временные, трудовые, финансовые, организационные), которые понадобятся в следующем периоде.
Фрагмент заполненного Анализа со стороны руководства представлен на Рисунке 1.
Рисунок 1. Фрагмент анализа со стороны руководства АО «РеалКапс» за 2018 год.
Полученная статистическая информация должна накапливаться и анализироваться, как минимум, по сравнению с предыдущим отчетным периодом.
Как снизить вероятность возникновения ошибок и избавить сотрудников предприятия от большого итогового отчета о деятельности за год?
При рассмотрении проблемы получения предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки мы сталкиваемся со следующими факторами:
- специалист службы качества, как правило, с начала декабря начинает запрашивать у каждого сотрудника все данные для их последующего анализа и составления отчета.
- Для предоставления необходимого объема информации сотрудник должен отвлечься от своей основной работы и предоставить «какой-то» набор данных для службы качества. Как уже отмечалось ранее, сотрудники далеко не всегда понимают, зачем это нужно.
Самый простой механизм для снижения вероятности возникновения ошибок, а также разгрузки специалистов от предоставления информации – автоматизация и правильное ведение требуемой документально подтвержденной информацией во время повседневной деятельности, например, ведение всех записей в таблицах Excel или при помощи специализированного программного обеспечения (ПО).
Специализированное программное обеспечение «АУДИТ СМ» (также еще называется как «автоматизированное рабочее место внутреннего аудитора») – один из возможных вариантов, позволяющий получать отчеты (по управлению несоответствиями, внутреннему аудиту на предприятии) в автоматическом режиме. По анализу со стороны руководства, оформленному по предложенному варианту ПО, во время сертификационного аудита и аудита двух надзорных органов несоответствий не выявлено.
При рассмотрении проблемы получения предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки мы сталкиваемся со следующими факторами:
- специалист службы качества, как правило, с начала декабря начинает запрашивать у каждого сотрудника все данные для их последующего анализа и составления отчета.
- Для предоставления необходимого объема информации сотрудник должен отвлечься от своей основной работы и предоставить «какой-то» набор данных для службы качества. Как уже отмечалось ранее, сотрудники далеко не всегда понимают, зачем это нужно.
Самый простой механизм для снижения вероятности возникновения ошибок, а также разгрузки специалистов от предоставления информации – автоматизация и правильное ведение требуемой документально подтвержденной информацией во время повседневной деятельности, например, ведение всех записей в таблицах Excel или при помощи специализированного программного обеспечения (ПО).
Специализированное программное обеспечение «АУДИТ СМ» (также еще называется как «автоматизированное рабочее место внутреннего аудитора») – один из возможных вариантов, позволяющий получать отчеты (по управлению несоответствиями, внутреннему аудиту на предприятии) в автоматическом режиме. По анализу со стороны руководства, оформленному по предложенному варианту ПО, во время сертификационного аудита и аудита двух надзорных органов несоответствий не выявлено.
Примечание: в статье приведены примеры, которые взяты из документов действующей системы менеджмента безопасности пищевой безопасности в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 22000.
Понравилась статья?