Заполните заявку и мы с Вами свяжемся!
*Нажимая кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных и выражаете согласие с политикой конфиденциальности.
12.05.2021

Анализ со стороны руководства, что это такое?

Автор статьи: Сергей Наривончик (инженер по качеству и безопасности пищевой продукции АО "РеалКапс")
Данная статья завершает цикл публикаций про элементы систем менеджмента и будет посвящена анализу со стороны руководства.

В прошлых материалах Сергея Наривончика на тему разработки и построения систем менеджмента на предприятии мы рассмотрели, как управлять несоответствиями, какое специализированное программноеобеспечение (ПО) существует, а также осветили вопросы организации внутреннего аудита (ВА) при работе системы менеджмента

Что подразумевается под анализом со стороны руководства,
и как относиться к этому процессу?
Для того, чтобы понять, что подразумевается под анализом со стороны руководства, сначала необходимо сформулировать понятие «системы менеджмента» и определить в нем место для данного процесса.

Под системой менеджмента (СМ) подразумевается любая система менеджмента или их комбинации, внедренные на предприятии.

Анализ со стороны руководства (АСР) / Анализ высшим руководством – сводный документ по деятельности системы менеджмента и самого предприятия за отчетный период, как правило – 1 год.

Наличие документа по АСР – это требование стандартов серии ISO, к составлению которого привыкли и служба качества, и руководители предприятия.

Многие сотрудники и организации рассматривают создание данного документа как принуждение и считают, что в нем нет необходимости. Возможными причинами такого отношения являются отсутствие понимания или элементарная забывчивость, что все показатели системы менеджмента — это, в том числе, и показатели работы всего предприятия в целом. То есть анализ со стороны руководства необходимо рассматривать с точки зрения развития предприятия, и в него необходимо включать многие показатели деятельности предприятия, например, количество выпущенной продукции.

Какие сложности могут возникнуть?

При планировании деятельности, а также во время работы с АСР могут возникнуть сложности в различных процессах:

- определении объема и номенклатуры предоставляемой информации для анализа;

- получении предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки.

На том, с чем связаны проблемы при получении информации от сотрудников и как их решить, пожалуй, стоит остановиться подробнее.

Казалось бы, что может быть проще, чем взять требования стандарта и выполнить все его пункты, однако не все так легко, ведь каждый из пунктов включает в себя множество дополнительных подвопросов, о которых сразу даже и не подумаешь.

Для того, чтобы не упустить ничего важного, необходимо создать специальный документ, в котором был бы описан процесс сбора информации для АСР, представлен примерный перечень вопросов, включающий в себя отчет, а также структуру, состоящую, как минимум, из 3 элементов:

- входные данные;
- сам отчет;
- выходные данные.
Именно такой внутренний документ, разработанный в соответствии с требованиями стандарта ISO 22000, был создан специалистами компании АО «РеалКапс». О содержании данного документа речь и пойдет дальше.

В качестве входных данных для анализа служат:
I. Документация систем менеджмента:
- политика в области менеджмента;
- цели в области менеджмента;
- контекст организации;
- утвержденные / переработанные (актуализированные) внутренние документы.
II. Записи по системам менеджмента:
- результаты внутренних и санитарных аудитов предприятия;
- отчет по претензиям потребителей;
- отчет о несоответствиях и корректирующие действия;
- протоколы исследований сырья, готовой продукции (ГП);
- отчет по сертификационному аудиту;
- изменения в процессах, направленные на получение адекватной информации в нужном объеме и в установленные сроки;
- протоколы всех собраний группы НАССР по решению насущных вопросов;
- договоры с организациями на оказание услуг.

Отчет включает в себя:

1) Статус действий предыдущих анализов со стороны руководства (9.3.2.a):

  • количество выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения) действий.

2) Изменения внешних и внутренних проблем, имеющих отношение к СМБПП, включая изменения в организации и ее контексте (9.3.2. b):

  • законодательство и изменения в нем (в т.ч. и внутреннее);
  • изменения конъюнктуры рынка (положительные и отрицательные);
  • изменения рынка.

3) Информация о производительности и эффективности СМБПП, включая тенденции:

- результата (-ов) мероприятий по обновлению системы:

  • предложения по усовершенствованию СМБПП;
  • количество обученного персонала по каждой из разработанных программ;
  • количество новых видов продукции (с точки зрения безопасности пищевой продукции (БПП));
  • перестройка производственных помещений;
  • количество новых видов сырья (с точки зрения БПП);
  • количество поломок и остановок оборудования.

- Результатов мониторинга и измерения;
- анализа результатов действий по верификации, связанных с ППУ и планом управления опасностью (см. 8.8.2):

  • количество проверенной продукции, полуфабрикатов (проверяются на соответствие показателям качества в собственной лаборатории);
  • количество проверенной продукции, полуфабрикатов (проверяются в независимой лаборатории);
  • количество отклонений от норм.

- Результаты анализов по ППР;
- несоответствий и корректирующих действий:

  • основные несоответствия, выявленные за отчетный период;
  • выполнение коррекции и корректирующих действий по выявленным несоответствиям за отчетный период.

- Результатов аудита (внутреннего и внешнего);
- проверок (например, нормативных, со стороны клиентов:

  • количество внутренних аудитов и проверенных подразделений;
  • количество санитарных аудитов подразделений;
  • основные замечания, выявленные в рамках внутреннего и санитарного аудитов;
  • выполнение коррекции и корректирующих действий по результатам санитарного и внутреннего аудитов;
  • количество внешних аудитов;
  • основные несоответствия и контроль их устранения.

- Производительности внешних поставщиков.
Претензии по работе с поставщиками (сырье и материалы и услуги), все несоответствия
- обзора рисков и возможностей и эффективности мер, предпринятых для их решения (см. 6.1):

  • актуализация анализа рисков по новому сырью / новой ГП / изменения в технологическом процессе;
  • актуализация анализа рисков в связи с обновленными внешними данными.

- Степени выполнения задач СМБПП:
степень достижения поставленных задач – выполненных / невыполненных (с указанием причин невыполнения).


4) Достаточности ресурсов:

  • предложения по усовершенствованию СМБПП.

5) Любой произошедшей чрезвычайной ситуации, случайности или изъятия / отзыва.

  • количество и перечень произошедших чрезвычайных обстоятельств;
  • мероприятия по корректировке процедуры «Действия персонала в случае аварийной ситуации»;
  • тренировочный отзыв (количество и результаты);
  • реальные отзывы (количество, результаты, последствия для потребителей).


6) Соответствующая информация, полученная посредством обмена с внешними организациями и внутри организации, включая запросы и жалобы от заинтересованных сторон:

  • работа поставщиков сырья, вспомогательных материалов;
  • работа поставщиков услуг;
  • работа подрядных организаций;
  • количество и анализ принятых жалоб и рекламаций (причины; понесенные затраты; принятые меры).

7) Возможности постоянного улучшения:

  • итог по входным данным.

В качестве выходных данных для анализа могут служить:

I. Пересмотр политики и/или целей в области СМ (в качестве возможных формулировок можно использовать следующие фразы:

- «политика в области СМ актуальна на следующий год»;

- «цели на следующий год изложить в следующей редакции».

II. Мероприятия, направленные на повышение результативности действующей СМ:

III. Необходимые ресурсы для результативного функционирования СМ, где перечисляются все необходимые ресурсы (временные, трудовые, финансовые, организационные), которые понадобятся в следующем периоде.
Фрагмент заполненного Анализа со стороны руководства представлен на Рисунке 1.
Рисунок 1. Фрагмент анализа со стороны руководства АО «РеалКапс» за 2018 год.
Полученная статистическая информация должна накапливаться и анализироваться, как минимум, по сравнению с предыдущим отчетным периодом.
Как снизить вероятность возникновения ошибок и избавить сотрудников предприятия от большого итогового отчета о деятельности за год?

При рассмотрении проблемы получения предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки мы сталкиваемся со следующими факторами:

- специалист службы качества, как правило, с начала декабря начинает запрашивать у каждого сотрудника все данные для их последующего анализа и составления отчета.

- Для предоставления необходимого объема информации сотрудник должен отвлечься от своей основной работы и предоставить «какой-то» набор данных для службы качества. Как уже отмечалось ранее, сотрудники далеко не всегда понимают, зачем это нужно.

Самый простой механизм для снижения вероятности возникновения ошибок, а также разгрузки специалистов от предоставления информации – автоматизация и правильное ведение требуемой документально подтвержденной информацией во время повседневной деятельности, например, ведение всех записей в таблицах Excel или при помощи специализированного программного обеспечения (ПО).

Специализированное программное обеспечение «АУДИТ СМ» (также еще называется как «автоматизированное рабочее место внутреннего аудитора») – один из возможных вариантов, позволяющий получать отчеты (по управлению несоответствиями, внутреннему аудиту на предприятии) в автоматическом режиме. По анализу со стороны руководства, оформленному по предложенному варианту ПО, во время сертификационного аудита и аудита двух надзорных органов несоответствий не выявлено.
Примечание: в статье приведены примеры, которые взяты из документов действующей системы менеджмента безопасности пищевой безопасности в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 22000.
Понравилась статья?