Выбор поставщиков сырья и вспомогательных материалов для производства пищевой продукции

Выбор надежного поставщика входит в число наиболее существенных задач любого производства и, вместе с тем, зачастую становится большой проблемой. Очень часто производители пищевой продукции закупают сырье и вспомогательные материалы (далее по тексту – товар), заключают множество договоров с поставщиками, рискуя получить некачественный товар. Поэтому эффективное решение задачи выбора поставщика, является основой успешного функционирования и создания устойчивой базы снабжения в любой компании.

Под термином "Поставщик" следует понимать организацию, либо компанию, производящую тот или иной необходимый товар.

Итак, к элементам управления качеством в процессе закупок товара относят оценку и выбор поставщиков. Организация-заказчик принимает во внимание цену, качество, репутацию поставщика, предыдущий опыт работы с ним, географическое расположение, готовность и способность поставщика реагировать на различные ситуации.

Стандартная схема действий при организации закупок товара для производственной компании состоит из следующих этапов:

1. Оформление информационного запроса для поставщиков

Как правило, закупочная деятельность начинается с момента формирования заявки на покупку того или вида товара, на основании которого внутри производственной компании формируется техническое задание (информационный запрос).

В техническом задании должно быть указано:

• наименование и описание свойств товара,
• нормативный документ, на основании которого произведен товар,
• перечень сопроводительной документации,
• способ упаковывания,
• показатели качества и безопасности товара,
• цена и способ оплаты,
• условия и сроки поставки,
• а также иные обязательства со стороны поставщика.

Важно, чтобы техническое задание было сформулировано детально, т.к. не точные требования в дальнейшем могут отразиться в Спецификации к Договору на закупаемый товар. Расплывчатая формулировка вместе с неясными требованиями по оценке качества товара не позволит поставщику достоверно понять, какие сопроводительные документы, за исключением первичных (накладная и др.), должны прилагаться к товару.

2. Выбор поставщика

Самый уязвимый этап в закупочной деятельности производственной компании – это процесс выбора поставщика.

В процессе оценки и выбора поставщика необходимо убедиться в том, что:

• поставщик располагает стабильной системой управления качеством и безопасностью выпускаемого товара, а также пользуется хорошей репутацией у других заказчиков;
• разглашение конфиденциальной информации со стороны поставщика исключается;
• поставщик устанавливает приемлемую для организации-заказчика стоимость поставляемого товара и осуществляет поставки в заданный срок;
• взаимоотношения с поставщиком исключают возникновение проблем при транспортировке товара и предусматривают четко отлаженную связь;
• поставщик будет придерживаться контрактных обязательств и выполнять их.

Основные этапы оценки поставщиков:

В практике существуют три основных этапа, когда может быть проведен аудит, а именно:

К способам развития поставщика можно отнести:

• подготовку Руководства по обеспечению качества для поставщика;
• обучение представителей поставщика вопросам обеспечения качества и оптимизации процессов системы качества;
• помощь в снижении себестоимости товара у поставщика;
• помощь в выборе его поставщиков;
• совместные разработки сырьевого продукта;
• поддержку при выходе поставщика на новые рынки.

Аудит поставщика проводится по согласованным требованиям, которые включаются в чек-лист аудита.

К основным критериям аудита относятся:

• процессы планирования, производства и хранения продукции поставщика;
• контроль качества и безопасности товара;
• проектирование и разработка новых видов продукции, возможности поставщика к инновациям;
• вспомогательные процессы: закупка, обучение персонала, техническое
• обслуживание инфраструктуры.

Для проведения аудита заказчик оформляет и направляет поставщику: план аудита, область аудита, период аудита, дату начала проведения аудита, которую предварительно согласует с поставщиком. Как правило, в организациях существуют свои процедуры управления, в которых разработаны и утверждены формы протокольных записей для проведения и оформления итогов по аудиту.

Аудит поставщика завершается оценкой соответствия установленным критериям, на основании которой заказчик может определить надежность и способность поставщика доставлять качественненный Товар, а также риски сотрудничества и меры управления рисками.

3. Классификация поставщиков по результатам их оценки

Очень часто на выбор поставщика прямое влияние имеет позиция собственников и первого руководителя компании. При этом, большой ошибкой является выбор поставщика по критерию «предлагаемая контрактная цена». Низкая цена абсолютно не означает, что компания сэкономит! Как минимум, привлекательность цены необходимо определять показателем «совокупные затраты» по результатам оценки поставщика.

Совокупные затраты = Контрактная цена + Затраты на логистику + Затраты на входной контроль + Затраты на исправление дефектов (риск работы с поставщиком) + Затраты на аудит и мониторинг

Существует множество систем классификации поставщиков. Один из вариантов представлен в таблице.

По такой классификации, приоритет отдается поставщикам категории А, В или С и никогда категориям D и N.

Возможные критерии оценки поставщиков

Классификация поставщиков, как правило, отражается в Реестре поставщиков на предприятии.

4. Проверка поставщика на благонадежность

На этом этапе важную роль играет служба экономической безопасности заказчика, которая должна принимать участие в процессе закупки товара в качестве независимого контролера. Для этого специалисту экономической безопасности необходимо:

изучить рынок на наличие угроз при поставке товара;

определить круг потенциальных производителей;

получить независимые коммерческие предложения от производителей и дилеров на поставку товара применительно к потребности (контроль цен).

Отчетным документом является объективное экспертное заключение, которое позволяет принять взвешенное решение о перспективах сотрудничества с поставщиком. В документе представитель службы экономической безопасности должен указать конкретные рекомендации по предотвращению возможных угроз, условий финансирования и т.п.

5. Заключение договора

Во многих компаниях разработана документация (положения, стандарты и др) о договорной работе, которая определяет главную цель процедуры согласования — анализ финансовых и юридических рисков.

После процесса выбора поставщика заказчик может заключить с ним соответствующий договор, устанавливающий взаимоотношения между организациями на определенный период. На данном этапе предоставляется возможность лучше узнать поставщика и принять решение о прекращении или продолжении взаимоотношений с ним.

В своей деятельности поставщик должен постоянно ориентироваться на улучшение качества поставляемого товара и снижение его стоимости, а также на повышение эффективности поставок.