Отказное письмо – это документ, который подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Такое письмо основывается на требованиях нормативного законодательства и несет только лишь информационный характер. При юридических спорах во внимание будут браться актуальные законодательные требования, а не отказное письмо (если только предметом спора не стало само письмо, информация в котором не соответствовала требованиям законодательства и ввела в заблуждение заинтересованные стороны).
Этот документ не регламентируется законодательством, а значит:
- его наличие не обязательно (если все заинтересованные стороны компетентны и в состоянии самостоятельно проверить – подлежит ли товар обязательной сертификации /декларированию или нет – ведь эта информация открыта и доступна для всех)
- правил для его оформления не существует (письмо может быть оформлено в любом виде)
- ответственность за его составление не определена (автором письма может быть ответственное лицо со стороны производителя товара / уполномоченного представителя производителя товара или иным компетентным юридическим лицом (аккредитованным или добровольным органом по сертификации, консалтинговым агентством или другой организацией)
В общем, это просто письмо с информацией о продукте.
Почему при отсутствии обязательных требований по его наличию, производители все же обращаются в различные профессиональные инстанции?
Причины могут быть самыми разными – вот некоторые из них:
- на предприятии отсутствуют компетентные специалисты, которые готовы грамотно составить текст отказного письма и нести за указанную информацию ответственность;
- предприятие не уверено в правильности прочтения и трактовки нормативных требований к своему продукту и обращается к более компетентным лицам (в том числе для решения своих внутренних задач)
- заинтересованная сторона в качестве дополнительных условий выставляет требование по наличию такого письма (в том числе одним из обязательных условий может требоваться оформление такого письма аккредитованным центром). В первую очередь это вызвано потребностью в уверенности соблюдения законодательства поставщиками и оптимизации затрат времени на проверку.
Срок действия отказного письма зависит от той информации которую оно содержит и тех целей, для которых составляется. Следует принимать во внимание тот факт, что законодательство меняется, а значит и информация, предоставленная заинтересованной стороне может потерять свою актуальность.