К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР. Часть 2. Разбираем, как правильно подготовиться к аудиту торговых сетей. Обслуживание технологического оборудования

2024-07-08 09:00 Подготовка к аудиту

АВТОР СТАТЬИ:

Сегодня мы публикуем новую статью из цикла «К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР» - о том, как пищевым предприятиям правильно подготовиться к аудитам торговых сетей. В этой статье речь пойдет о том, как нужно подготовить технологическое оборудование и его документацию к аудиту торговых сетей.

Это довольно кропотливая работа, но она того стоит - во-первых, никакой аудит будет нестрашен, а во-вторых, можно избежать части расходов и сэкономить немалые деньги. Тонкостями и нюансами делится с нами Константин Деревсков - генеральный директор компании Quality START, эксперт по пищевой безопасности и гуру аудитов.

Известно, что технологическое оборудование - основа основ всего производства, от его бесперебойной и качественной работы зависит выработка, эффективность и многие важные параметры деятельности пищевого предприятия.

Добавлю, что сегодня большинство компаний испытывают сложности с его обслуживанием из-за санкций: не хватает запчастей, нет гарантийного сервиса, а завоз новых деталей - процесс сложный, долгий и дорогостоящий.

Лайфхак. Я рекомендую в текущей ситуации подстраховаться - поручить инженерной службе подготовить резервный запас запчастей, чтобы своевременно производить ремонт и не уходить впростой.

Что в чек-листе

При проверке технологического оборудования аудиторы всех торговых сетей предъявляют ряд требований, которые содержатся в чек-листах:

Оборудование

- Технологическое оборудование и инвентарь, контактирующие с пищевой продукцией, изготовлены из материалов доступных для проведения мойки, очищения и дезинфекции
- Оборудование содержится в состоянии, исключающем загрязнение пищевой продукции
- Наличие автоматизации технологических процессов
- Оборудование, если это необходимо, оснащено соответствующими контрольными приборами.

Поверка измерительных приборов

- Осуществляется поверка (свидетельства) и калибровка оборудования (записи)
- Есть графики поверки и калибровки измерительных приборов
- Имеются в наличии все действующие метрологические сертификаты на контрольно-измерительное оборудование.
- Организован контроль за функционированием технологического оборудования (имеется утвержденный график ППР; внедрена программа ТО оборудования)
- Имеется внутренняя служба техобслуживания
- Ведутся ежесменные записи о техническом состоянии оборудования, регистрация проводимых ремонтных работ
- Ведется учет времени простоя оборудования
- Ведутся записи о проведении мойки и дезинфекции оборудования после проведения ремонтных работ.

1. Оборудование

Внешний вид

Итак, в первую очередь аудиторы смотрят, из каких материалов сделано оборудование, проверяют его санитарное состояние, презентабельно ли оно выглядит, имеется ли возможность мойки и чистки этого оборудования - есть ли к нему свободный доступ и насколько его конструктивные особенности позволяют осуществлять мойку и дезинфекцию.

Кстати, упаси вас Бог от ржавчины на деталях - это является параметром химической опасности, а также от т.н. скотч-инжиниринга - это и непрофессионально, и части скотча вы потом стопроцентно обнаружите в продукции.

Рекомендую также минимум 2 раза в год проводить инспекцию трубопроводов, если они у вас имеются.

Мы не можете заменить оборудование перед аудитом, но подкрасить, подмазать, в общем, освежить его внешний вид - вполне в наших силах.

Санитарная обработка

Не забываем содержать оборудование в чистом виде и имеем под рукой графики мойки.

Увы, на производстве, особенно там, где используются сыпучие ингредиенты, детали и узлы оборудования постоянно забиваются, как следствие, накапливается огромное количество грязи, плесени и пр. Некоторые счищают это безобразие механически, но по факту выглядит ужасно. Так что чистота оборудования - залог прохождения аудита.

Автоматизация

Тут скажу одно - все, что можно автоматизировать - лучше автоматизировать, потому аудиторы смотрят, как много ручного труда используется на производстве. И чем его меньше - тем выше балл, ведь мы живем в эпоху цифровизации и 4-й промышленной революции.

Кстати, обращайте внимание еще на соответствие мощностей оборудования количеству заявленной производимой продукции. То есть, если вы заявили в ТС, что выпускаете условную тысячу тонн в сутки, а аппаратура позволяет произвести лишь половину, не сомневайтесь, аудитор это увидит и поймет. Поэтому, если вы оказались в такой ситуации, честнее и дальновиднее будет сказать, что вы только собираетесь расширяться, а также показать, куда, когда и сколько оборудования планируете установить дополнительно.

Контрольные приборы

На каждом агрегате, если это предусмотрено инструкцией, должны быть установлены датчики контроля. Естественно, необходимо, чтобы они были в рабочем состоянии. Однако, обращу внимание на то, что работающий датчик еще не означает, что показания отображаются корректно.

Реальность такова, что порядка 40% пищевых предприятий в России пользуются оборудованием с выработанным ресурсом, хотя оно до сих находится в исправном состоянии и неплохо функционирует. Вместе с тем, большинство таких аппаратов оснащено старыми, порой еще советскими датчиками, показаниям которых сотрудники верят больше, чем себе. А ведь это может быть не только вредно, но и очень опасно - например, если это бак с высоким давлением внутри. Порой видно и слышно, что машина неисправна, издает странные звуки: пыхтит, скрипит и т.д. Но - датчик же в порядке! А потом взрыв, штатная авария, остановка производства, убытки, не дай Бог, пострадавшие работники. Но до момента ЧП никого не смущало, что датчик не проверялся со времен царя Гороха.

Проверка измерительных приборов

Итак, чтобы снизить число возможных аварий и поломок, необходимо тщательно следить за оборудованием.

Придя на производство, аудиторы не только проверяют аппаратуру, но и измерительные приборы, а также требуют подтверждения их правильного функционирования. И здесь имеется два основных блока:

- Поверка - проверка оборудования сторонними метрологическими организациями
- Калибровка - самостоятельная настройка оборудования

Поверка и калибровка

Каждое оборудование и результат каждой поверки, согласно законодательству, должны быть внесены во ФГИС «АРШИН» - это государственный реестр средств измерений.

Лайфхак! Внесите в специальную таблицу гиперссылки с «АРШИНА» по каждому вашему оборудованию. А еще лучше, если вы сделаете это в специальном электронном приложении, которое потом в любой момент сможете предъявить аудитору. Функционал современных программ позволяет, кстати, не только вносить информацию, но и установить напоминания о необходимости вовремя проходить новые поверки.

Что касается калибровки, то меня до сих пор удивляет, что на пищевых предприятиях она отсутствует в 70% случаях: весы, солемеры, газовые датчики и т.д. - большинство приборов живет своей жизнью, и порой весьма независимой от реальности. А ведь это не только приводит к искаженным показаниям, но и напрямую влияет на себестоимость товара.

Ладно, если ваши весы ушли в минус, а если в плюс? Тогда предприятие теряет продукты и, соответственно, деньги. 10, 20, 30 грамм в пересчете на тысячи тонн или единиц продукции - это уже не ерунда, а десятки и сотни тысяч рублей!

Или некорректные показания холодильного оборудования. Только недавно на одном из предприятий сломанный датчик в холодильнике привел к утилизации 13 тонн фарша, а убыток составил более 10 млн рублей. Таких примеров я могу приводить сотни, пожалуй, неисправность измерительных приборов и последующие убытки - самый частый кейс на пищевых производствах.

Вот поэтому должна быть разработана процедура и инструкция калибровки всего измерительного оборудования, вплоть до самого мельчайшего датчика и гигрометра на складе.

Желательно все эти данные занести в единый документ:

- Ссылка на «АРШИН»
- Паспорт прибора
- Правила калибровки
- Инструкция о том, как ее проводить
- Записи о проведенных действиях (периодичность внесения записей определяется в зависимости от прописанных требований в вашей СМК)
- Верификация (подтверждение показаний)

Лайфхак! Держите на предприятии запас измерительных приборов - аудитор, скорее всего, поинтересуется, что вы будете делать, если ваш датчик выйдет из строя. А вы раз - и покажете ему склад. И вас зауважают!

Периодичность проверки, как правило, устанавливает изготовитель, но моя рекомендация - делать не реже чем 1 раз в неделю. Не лишним будет продублировать оборудование дополнительным поверочным датчиком - это не только предотвратит выход из строя и ущерб, но и станет дополнительным плюсом со стороны аудитора.

Кстати, периодичность внесения записей определяется в зависимости от прописанных требований в вашей СМК. Главное, чтобы они велись регулярно, а не только при изменении показаний приборов. Ну и если показания остаются неизменными день ото дня - то это повод насторожиться.

Большим подспорьем в этой работе будет подключение специальных цифровых программ, где можно не только хранить записи и сверять их, но и настроить уведомления о нарушениях в режиме реального времени, которые будут получать все ответственные сотрудники.

Лайфхак! Нанесите на карту-схему вашего производства все измерительное оборудование - это не только поможет вам ориентироваться в случае замены прибора, но и приведет аудитора в восторг!

Техническое обслуживание оборудования

Если хочешь, чтобы оборудование работало хорошо и долго, делай ТО - вовремя и тщательно. Для своего автомобиля эта истина не нуждается в повторении. Однако как дело доходит до любой другой техники, а уж тем более - до рабочей, то пиши - пропало.

За всю свою практику аудитов (400+) я видел максимум десять компаний, которые проводили ТО по всем правилам. Кстати, есть такой миф, хотя, может и не миф - что в Германии сотрудники отдела техобслуживания получают деньги только когда не работают. А если оборудование сломалось - они перестают получать зарплату. Вот такая вот мотивация.

Паспорт

Примерно у половины предприятий паспорта на оборудование просто отсутствуют. А они ведь нужны, даже если вы покупаете оборудование б/у. Тут самая частая отговорка - а где же мы его возьмем, купили не новое. Неважно.

Лайфхак. При отсутствии паспорта на оборудование, делайте его сами и утверждайте в вашей организации.

Как-то же ваши сотрудники работают на нем несколько лет, значит, заглядывали в его техпаспорт за этот период. Аналогично, если какой-то элемент конструкции вы спроектировали самостоятельно.

Технологическое обслуживание бывает нескольких типов:

Виды работ, которые вы проводите, необходимо указать в паспорте, а также вписать в график ППР.

В процедуре проведения ТО также прописываем, какие меры принимаются, чтобы - грязные работы не проводились одновременно с изготовлением продукции - остановка производства на этот период и т.п.

График ППР «здорового предприятия»:

Карта смазки

Обязательно иметь карту смазки, в которой должно быть прописано, какое оборудование, как, чем и кто смазывает.

Важно! Указываем только те масла, которые разрешены в пищевом производстве и никакие другие.

Записи и единороги

Так исторически сложилось, что подавляющее большинство инженеров саботирует ведение записей на пищевом производстве.

Однако инженер должен их вести, и в большом количестве, в том числе, и об истории обслуживания оборудования:

И все эти данные нужно сохранять, а также предъявлять при необходимости как аудиторам, так и другим уполномоченным специалистам. Не лишним будет напомнить, что такие сведения легче, проще и удобнее всего хранить с помощью электронных журналов, которые не потеряются, не порвутся, будут доступны в любое время для всех, кто заинтересован в информации.

!Важно - после каждого ТО необходимо провести мойку оборудования и внести об этом соответствующую запись. На это аудиторы обращают внимание всегда!

В ППР тоже редко присутствуют все необходимые фиксации - или они не в полном объеме, или чего-то не хватает. А уж увидеть записи о простоях оборудования - это и вовсе из области фантастики, скорее уж больше вероятность увидеть единорога.

А ведь статистика простоев, между прочим, напрямую влияет на расходы, связанные с модернизацией предприятия. По факту собственнику не так важно, какое именно новое оборудование покупать. Но, имея как записи, так и аналитику за определенный период, он мог бы поспорить с инженером и купить то, что нужнее, а не идти на поводу у технического специалиста и не тратить деньги на аппаратуру, которую инженеру просто сложнее ремонтировать и больше возиться.

Поэтому зачастую руководитель делает неправильный финансовый выбор, который потом влияет на производительность и,соответственно, на прибыль.

Лайфхак: устанавливайте цифровые программы, где можно получить любую аналитику за любой выбранный период с помощью двух-трех кликов.

Диссиденты пищевой безопасности

Да, это опять о наших любимых инженерах. Чем же они страшны?

- Неформальный внешний вид (без формы, открытый волосяной покров и пр.)
- Приносят много опасных веществ (инструменты, гайки, болты и пр.)

Как же их встроить в рамки? Во-первых, у каждого инженера должен быть переносной ящик с описью всего инвентаря.

Во-вторых, необходимо фиксировать, какие запчасти внесли и что именно вынесли после работы с оборудованием - ну как хирурги пересчитывают скальпели, зажимы и т.п. в конце операции. Потому что гайка или болт в продукции - это совсем не шутка, и может быть не менее опасна, чем инструмент хирурга, забытый в животе пациента.

Важно! Аудиторы очень любят заходить в кабинеты инженеров. А там для них, как правило, раздолье - масса запрещенных веществ: моющие средства, бензин, солярка, клеи, смазочные материалы и многое другое.

И вы не докажете, что использовали другие средства, проверяющие видят беспорядок, хлам и мусор. И часто именно инженеры оказываются повинны в том, что аудит не пройден.

Согласитесь, обидно, если к продукции не придерешься, а из-за расхлябанности инженера потом отдуваться всем. Поэтому необходимо прививать этим сотрудникам педантичность и любовь к порядку и чистоте.

Аудиторы также часто вызывают главного инженера и «гоняют» по всем процедурам техобслуживания - поэтому он должен отвечать не только без запинки, но и согласно всем утвержденным требованиям, которые, собственно, он сам и разработал. И значит, как ни крути, ответственность лежит именно на нем.

Итак, подводя итог, подчеркну: максимально важно развивать педантичность во всем, что касается процессов обслуживания технологического оборудования. По сути, желательно фиксировать практически каждое действие! При этом мы понимаем, что у инженеров очень большой объем работ, ведь на производстве постоянно требуется что-то чинить, ремонтировать, заменять и т.д. Поэтому - цифровизируйтесь, господа, цифровизируйтесь. Это сэкономит массу сил, времени и денег. А инженер скажет вам большое спасибо. Ну или не скажет, зато вы сможете его контролировать!

Продолжение следует! В следующей статье я расскажу об управлении качеством в рамках подготовки к аудитам ТС.

Константин Деревсков