Статьи экспертов

К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР. Часть 3. Разбираем, как правильно подготовиться к аудиту торговых сетей. Управление качеством

2024-08-12 08:00 Подготовка к аудиту
АВТОР СТАТЬИ:
Сегодня мы публикуем новую статью из цикла «К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР» - о том, как пищевым предприятиям правильно подготовиться к аудитам торговых сетей. В этой статье речь пойдет об управлении качеством. Звучит довольно расплывчато, поэтому постараемся максимально конкретизировать эту важную тему.

Узнаем, на что обращают внимание аудиторы в этом разделе, что первичнее - производство или документация, как обезопасить продукцию от попадания посторонних предметов и многое другое.

Тонкостями и нюансами делится Константин Деревсков - генеральный директор компании Quality START, эксперт по пищевой безопасности и гуру аудитов.
Как ни сложно признавать, но аудитор - живой человек, он не машина и не функция. У каждого аудитора свой стиль проверки, собственный, отработанный десятки, а то и сотни раз, порядок осмотра предприятия, запроса документов, и поэтому универсальных алгоритмов здесь нет. Но есть два основных блока - это производство и документация, а также примерно одинаковый набор чек-листов, с которыми аудитор приезжает к вам. И раздел «Управление качеством» как правило, начинается с графы «Служба качества».
1. Служба качества

Независимость

Служба качества может называться на вашем предприятии отделом, управлением, департаментом, как угодно. Важно не название, а функционал её деятельности. Основной момент, на который всегда смотрит аудитор - это независимость службы качества. Это значит, что подчиняться это подразделение должно напрямую генеральному директору - не коммерческому директору, не заместителю, не начальнику производства и т.п. Только - и непосредственно - генеральному директору, чтобы никто не мог иметь возможности административного или финансового влияния на специалистов по качеству.
Заменяемость
Второй важный момент - служба качества не может состоять из одного человека! Я недавно видел пост в канале у коллеги про милый маленький заводик, где им «хватает» одного сотрудника, отвечающего за качество. Но никакого умиления не испытал. Один сотрудник делает производство очень уязвимым - он ведь болеет, ходит в отпуск и т.д. Всегда возникает вопрос - а что, производство останавливается, если сотрудник ушёл на больничный? Вряд ли. Тогда кто следит за качеством? То-то.
Профессионализм

Компетенция специалистов по качеству должна быть документально подтверждена - сертификаты, дипломы и так далее. Аудитор должен понимать, что у вас на производстве работает ответственный профессиональный сотрудник, который не только владеет базовыми знаниями, но и регулярно повышает свою квалификацию в соответствии с вновь возникающими требованиями и вызовами.
2. Политика в области качества
Это один из важнейших документов, в котором должны быть определены и прописаны все стратегические цели компании. Но написать её мало, важно, чтобы с её положениями были ознакомлены все сотрудники предприятия. Поэтому не только раздаём им листочки с текстом, но и стараемся эту информацию разместить на самом видном месте, на информационных стендах и пр. Для более наглядного восприятия рекомендую оформить текст в виде инфографики или какого-то другого иллюстративного материала.

И не поленитесь периодически опрашивать персонал на предмет знания положений Политики - люди должны знать и понимать, как и куда развивается компания и какие у неё стратегические цели. Имейте ввиду, что аудиторы очень любят задавать такие вопросы рандомным работникам, когда проводят осмотр производства.
3. ХАССП (HACCP)
О, эта волшебная аббревиатура. Хотя, далеко не все знают, что это именно аббревиатура и она образована от начальных букв английских слов: Hazard Analysis and Critical Control Points, HACCP (анализ рисков и критические контрольные точки).

Поскольку HACCP - это целая система управления безопасностью пищевых продуктов, аудиторы проверяют не только несколько видов документов, но и пристально обращают внимание на то, как конкретно на вашем предприятии выстроена процедура анализа опасностей, все ли технологические этапы и опасные факторы учтены, насколько адекватно определены контрольные точки и как все это документируется.

Напомню, что все опасности на пищевом предприятии подразделяются на 4 основных блока:
Некоторые причисляют аллергены к химическим опасностям, это не является нарушением, но, по моему мнению, корректнее, правильнее и удобнее выделать аллергены в отдельный блок.

Какие ошибки наиболее часты при проверке этого раздела?

Излишне большое количество критических контрольных точек.

Если аудитор видит 50 тысяч ККТ, он прекрасно понимает, что ХАССП не внедрён, так как отследить такое количество не в состоянии даже суперпродвинутый искусственный интеллект. Безусловно, все предприятия разные, но, как бы то ни было, оптимальное количество ККТ - от одной до семи.

Отсутствие или нерегулярное ведение записей

Все параметры мониторинга ККТ всегда должны фиксироваться в журналах. Замер ли этотемпературы в толще продукта, мониторинг ли влажности и так далее - любые этапы контроля должны подтверждаться соответствующими записями.
Лайфхак! Рекомендую вам воспользоваться теми цифровыми возможностями, что предоставляют современные технологии. Электронные журналы, которые доступны каждому производству, не только экономят время и упрощают работу, они позволяют убедительно доказать при аудите, что все необходимые действия вами проводятся регулярно и в установленные сроки. А, кроме того, в таких программах доступна настройка функций, при которых ваши сотрудники не смогут перейти к новым действиям, если не завершены необходимые предыдущие, таким образом, вы сможете избежать ошибок и проконтролировать сотрудников без лишней траты времени и сил.
Все ваши документы должны соотноситься с реальной жизнью на производстве. Многие при аудите боятся визуального осмотра, но, поверьте, проверка документов гораздо коварнее. Потому что аудитор сравнивает то, что увидел в реальности с тем, что прописано в документации. Это его основная цель. Если брать топ-10 ошибок при прохождении аудита, то, как правило, обязательновыяснится, что многие параграфы документов разработаны «на будущее». К примеру, на производстве отсутствует этап интенсивного охлаждения, а по бумаге - он есть. В таком случае все ваши слова, что вы вот-вот установите или внедрите, останутся словами, у аудитора же возникнут сомнения в вашей честности относительно других процессов.

Поэтому внимательно проанализируйте все этапы, выделите все опасности и ККТ, определите риски, установите параметры мониторинга и отчетности по ним, а также обязательно разработайте корректирующие действия.
4. Прослеживаемость

Прослеживаемость, на мой взгляд, это самый сложный вызов для предприятия. Я считаю, что, по-хорошему, лишь те компании, кто реально могут доказать прослеживаемость, имеют право заявить, что у них внедрена система менеджмента безопасности и качества на пищевом производстве.

Разделяют нисходящую и восходящую прослеживаемость. Также существует несколько методик, которые помогут вам в отслеживании: взять из библиотеки образцов готовый продукт и посмотреть, из какого сырья он сделан, отсмотреть журналы входного контроля и взять партию сырья оттуда, и так далее. Инструментов много, не принципиально, каким именно вы воспользуетесь. Главное, доказать аудитору, что у вас действует система прослеживаемости, подтверждённая соответствующими фиксациями в журналах.
Особое внимание аудитор будет обращать на т.н. авансовые даты - это прямое нарушение законодательства, и если вдруг вы этим грешите, то ни о какой прослеживаемости речи идти не может. Естественно, в первую очередь под подозрением оказывается продукция с коротким сроком годности: молочная, рыбная, хлебобулочная и пр.
Лайфхак! Рекомендую вам воспользоваться теми цифровыми возможностями, что предоставляют современные технологии. Электронные журналы, которые доступны каждому производству, не только экономят время и упрощают работу, они позволяют убедительно доказать при аудите, что все необходимые действия вами проводятся регулярно и в установленные сроки. А, кроме того, в таких программах доступна настройка функций, при которых ваши сотрудники не смогут перейти к новым действиям, если не завершены необходимые предыдущие, таким образом, вы сможете избежать ошибок и проконтролировать сотрудников без лишней траты времени и сил.
5. Процедуры для управления несоответствиями и рекламациями
На что обращают внимание аудиторы при проверке управления несоответствиями:

- имеется ли на производстве специально выделенное место, куда помещается испорченный продукт (сырье) и знают ли нём сотрудники
- какие корректирующие действия вы предпринимаете при обнаружении несоответствий
- есть ли на производстве ответственный специалист
- алгоритм расследования по несоответствиям (в т.ч. по рекламациям)
- журналы: их наличие, регулярность и качество заполнения
- какие поступали жалобы, какие действия предприняты и насколько они соответствуют реальности
! Важно. Например, если у вас несколько раз подряд обнаруживаются в продукции инородные предметы, а вы пишите, что провели дополнительное обучение, то аудитор отметит, что система управления несоответствиями не работает. Потому что надо искать корневую причину и предпринять действия, которые исключат эту ситуацию.

Подробнее о работе с рекламациями можно посмотреть здесь
6. Мероприятия по предотвращению попадания посторонних включений

В момент обхода аудитор зорким глазом всегда отмечает наличие хрупких пластиковых предметов и затем запрашивает реестр и журнал мониторинга.

Дальше проверит, есть ли записи, подтверждающие актуальный осмотр этих предметов.

Если обнаружится нарушение целостности хрупких пластиковых предметов в момент обхода, будь то гигрометр, лампа или часы, аудитор попросит ознакомиться с документом, в котором зафиксировано данное нарушение. А нет документа - значит, сами понимаете, нет и работающей системы.

Стеклянный…

Также аудитор всегда обращает внимание на стеклянные поверхности: окна, зеркала и пр., а также на наличие отдельного инвентаря для уборки стекла.
Лайфхак:Упакуйте щетку с совком, промаркируйте, что это «ДЛЯ СТЕКЛА» и поместите отдельно.
В идеале желательно избавиться от стеклянных предметов по максимуму - часы, зеркала и пр.
Лайфхак. Замените зеркала на металлические отражающие пластины, а часы, стекла и пр. покройте бронепленкой - она позволит не допустить разлетания осколков по помещению.
Также аудитор проверит, знают ли сотрудники алгоритм действий в случае, если что-то разбилось.
Важно! Если у вас на производстве есть металлодетектор, сито, фильтры и прочие защитные приборы и механизмы, то вам плюс - и в карму, и в чек-лист. Но не забывайте, что тогда к этим приборам должны прилагаться документы, подтверждающие, что регулярно проводится процедура проверки их работоспособности и ведется обслуживание оборудования.
Подробнее об обслуживании оборудования здесь
Деревянный…

Дерево на производстве, по-хорошему, должно быть запрещено - деревянные поверхности невозможно грамотно промыть и продезинфицировать, а щепки могут попасть в продукт. Поэтому рекомендуется максимально заменить его на нержавеющую сталь.

Если по технологическому циклу все же нужно дерево (хотя, это, наверное, касается сегодня только хлебопекарных предприятий), то необходимо тщательно следить за деревянными поверхностями, и для этого должна быть предусмотрена отдельная инструкция и отдельный журнал.
Лайфхак! Надо регулярно тыльной стороной руки проводить по всем деревянным поверхностям, по всем бортикам и углам. Как только почувствовали шершавость - в то же день необходимо сразу же шлифовать поверхность.
7. Утвержденная программа производственного контроля и лабораторные исследования
Существуют утвержденные методические рекомендации (МР0279–22), они очень подробные и взвешенные.

В рамках МР вы должны регулярно исследовать сырье, воду, воздух и готовую продукцию.

Вода

Например, вода из центрального водоснабжения берётся на пробу 4 раза в год, из скважины - тоже 4 раза, но обязательно при смене времён года.

Забор водных проб нужно проводить в разных точках водопровода - от места подачи до самой дальней, конечной точки, чтобы понимать, что наша инфраструктура не загрязняет воду. Если по техусловиям используется горячая вода, аудиторы обязательно запросят анализы на легионеллы.

Показатели на воду вы найдете СанПиН 1.2.3685-21.

Сырьё

МР 0279–22 говорит нам о том, что контроль сырья производится «при возникновении сомнений в доброкачественности и безопасности продукции». Отличная формулировка. Но что считать сомнениями?

У нас должен быть рискориентированный подход к сырью - например, у молока в высокий сезон есть повышенный риск фальсификации, а значит, мы должны его исследовать. И так далее. Поэтому важно расписать в ППК, что для вас является сомнениями.

Также в ППК вносятся все сроки и периодичность проведения исследований, и если по факту вы какие-либо не проводите, то лучше их туда и не вносить. Правда, если они обозначены в СанПиН, вы должны будете обосновать, почему вы их туда не внесли. Но в любом случае, лучше честно сказать, что чего-то нет, чем вносить несуществующие документы.
Важно! В ППК обязательно прописывать, согласно каким нормам и на какие именно показатели вы проводите исследования.
Продолжение следует! В следующей статье я расскажу о том, на что обращают внимание аудиторы ТС при заполнении раздела «Сырьё».