В наше турбулентное время постоянных изменений предприятия всё чаще сталкиваются с ситуацией, когда сырьё нужно срочно, а поставщик не одобрен.
Уход одобренного контрагента с рынка, сезонный дефицит, приостановка действующего поставщика из-за проблем с пищевой безопасностью, санкционные, логистические ограничения — и вот сырьё нужно в производство, а формально работать с ним нельзя: аудит не проводился, в реестре поставщика нет, из документов только декларация и спецификация (в лучшем случае).
В этой статье — практические шаги для таких ситуаций: как поддержать бизнес и при этом не поставить под угрозу безопасность продукта.
Сначала договоримся о терминах. Стандартное одобрение поставщика — это полный путь: анкета, документы, оценка риска, аудит площадки, спецификация, договор, пробная партия, реестр и т.д. Так заводят поставщика, с которым собираются работать годами. Временное одобрение — это то, к чему прибегают, когда пройти весь этот путь до первой поставки физически некогда.
Логика простая: смотрим, каких элементов стандартной процедуры не хватает, закрываем эту нехватку дополнительными мерами контроля и ставим срок, к которому процедуру нужно завершить. Всё это с документированной оценкой риска.
Уход одобренного контрагента с рынка, сезонный дефицит, приостановка действующего поставщика из-за проблем с пищевой безопасностью, санкционные, логистические ограничения — и вот сырьё нужно в производство, а формально работать с ним нельзя: аудит не проводился, в реестре поставщика нет, из документов только декларация и спецификация (в лучшем случае).
В этой статье — практические шаги для таких ситуаций: как поддержать бизнес и при этом не поставить под угрозу безопасность продукта.
Сначала договоримся о терминах. Стандартное одобрение поставщика — это полный путь: анкета, документы, оценка риска, аудит площадки, спецификация, договор, пробная партия, реестр и т.д. Так заводят поставщика, с которым собираются работать годами. Временное одобрение — это то, к чему прибегают, когда пройти весь этот путь до первой поставки физически некогда.
Логика простая: смотрим, каких элементов стандартной процедуры не хватает, закрываем эту нехватку дополнительными мерами контроля и ставим срок, к которому процедуру нужно завершить. Всё это с документированной оценкой риска.
Как принимается решение о временном одобрении?
Это не проблема одной службы качества — это проблема всего предприятия. На одной чаше весов простой линии, срыв обязательств перед клиентами и прямые потери. На другой — риск выпустить продукцию из непроверенного сырья, что обходится несопоставимо дороже. Поэтому и решение принимает не отдельная функция, а бизнес совместно: закупки, качество, производство. Утверждают его официально, документом (например, за подписями руководителя закупок и руководителя по качеству), а не перепиской в мессенджере и не устным согласием. Подпись качества обязательна!
Основа решения — совместная оценка рисков силами качества, производства и закупок. Смысл не в том, чтобы заполнить ещё одну форму, а в том, чтобы за одним столом увидеть, что именно стоит на кону и чем мы это закрываем. Обычно на этом шаге всплывают вещи, которые по отдельности каждая функция не замечала. Внутри этой оценки есть несколько обязательных элементов:
Основа решения — совместная оценка рисков силами качества, производства и закупок. Смысл не в том, чтобы заполнить ещё одну форму, а в том, чтобы за одним столом увидеть, что именно стоит на кону и чем мы это закрываем. Обычно на этом шаге всплывают вещи, которые по отдельности каждая функция не замечала. Внутри этой оценки есть несколько обязательных элементов:
- Риски по пищевой безопасности и качеству. Какие опасности несёт именно это сырьё именно от этого источника и что нужно контролировать, чтобы их не пропустить и минимизировать?
- Прошлые инциденты с поставщиком. Если с этим поставщиком раньше были критические инциденты, они должны быть полностью закрыты: установлена коренная причина, приняты меры, их эффективность подтверждена. Пункт особенно важен, когда поставщика приостанавливали из-за безопасности, а теперь думают вернуть.
Меры контроля
По итогам оценки рисков устанавливаются меры контроля. Вот примеры мер, что применяются чаще всего:
Стоит убрать хотя бы одну из этих рамок, и одобрение тихо переползает из категории «на время» в категорию «навсегда». Отсюда и типичная проблема, которую я регулярно вижу на аудитах, — поставщик числится временным годами.
- Контроль каждой партии. Не выборочно по поставке, а каждую партию — по параметрам из оценки рисков и спецификации. Показатели, которые в обычной программе проверяют раз в квартал, здесь проверяют в каждой поставке. Для сырья, уязвимого к фальсификации, добавляется проверка подлинности.
- Карантин до получения результатов. Партия приходит, но не идёт в производство: её блокируют и физически, и в учётной системе, пока не получены результаты испытаний.
- Прослеживаемость заранее, а не потом. Ещё до начала работы с новым сырьём должно быть понятно, в какую готовую продукцию оно попадёт. Тогда, если завтра всплывёт несоответствие или придёт жалоба, вы сразу знаете, какую продукцию это затронуло, а не выясняете это второпях, когда время дорого.
- Рамки допуска. Объём (одна партия или заранее оговорённая доля месячной потребности), срок (конкретная дата в документе, а не «до устранения обстоятельств») и, если нужно, ограничение по применению, например, только для отдельных согласованных позиций (SKU), не в позиции с длительным сроком годности, не в продукцию под собственной торговой маркой сети.
Стоит убрать хотя бы одну из этих рамок, и одобрение тихо переползает из категории «на время» в категорию «навсегда». Отсюда и типичная проблема, которую я регулярно вижу на аудитах, — поставщик числится временным годами.
Когда временное одобрение оправдано?
Оправдано, если это действительно сбой в поставках: основной поставщик сорвал отгрузку, а сырьё нужно под подтверждённый план; сезонный или региональный дефицит; у поставщика случился инцидент; поставщик попал под санкции; нужна разовая небольшая закупка под опытную партию или тендерный образец.
Когда это не про временное одобрение?
Когда никакой срочности на самом деле нет. «Нашли поставщика выгоднее» — это не сбой в поставках, а коммерческая инициатива, и ей место в обычной процедуре одобрения. Временное одобрение придумано для форс-мажора, а не для того, чтобы ускоренным порядком заводить выгодного поставщика в обход полной проверки.
Форма решения
Всё это умещается на одном листе. Не ради бюрократии, ради того, чтобы при аудите за пять минут показать, что решение принимали осознанно, а при реальной проблеме сразу понять её масштаб.
Пример формы для решения о временном одобрении
Разбор по ситуациям
Процедура одна, но в каждой ситуации на первый план выходит своё. Пройдусь по тем, что встречаются чаще всего.
И тут напрашивается вывод, который стоит вынести отдельно: уход поставщика — это самый предсказуемый из всех сценариев. Для критичных позиций резервный поставщик должен быть одобрен заранее. Одобрить его в спокойном режиме несопоставимо дешевле, чем в авральном.
- Поставщик ушёл с рынка. Закрылся, сменил профиль, перестал возить в ваш регион. Первым делом смотрите реестр: если резервный поставщик заведён заранее, то и сбоя как такового нет, вы просто переключаетесь. Если нет — заводите нового через временное одобрение, и раз прошлой истории по нему у вас не было, вес смещается на оценку рисков и контроль первых партий.
И тут напрашивается вывод, который стоит вынести отдельно: уход поставщика — это самый предсказуемый из всех сценариев. Для критичных позиций резервный поставщик должен быть одобрен заранее. Одобрить его в спокойном режиме несопоставимо дешевле, чем в авральном.
- Сезонный дефицит. Сырья физически не хватает, привычные поставщики не покрывают объём, приходится добирать у тех, с кем раньше не работали. Здесь два нюанса. Во-первых, на дефицитном рынке резко прибавляется сырья сомнительного происхождения и фальсификата. Во-вторых, дефицит обычно ходит по календарю. Если вы каждый год в одно и то же время добираете сырьё у случайных поставщиков, разумнее одобрить их заранее, в межсезонье, а не в тот момент, когда сырьё уже закончилось.
- Действующего поставщика приостановили из-за безопасности. Самый тонкий случай. У одобренного поставщика обнаружилась проблема — несоответствие, инцидент, отзыв — и его пришлось приостановить. Сырьё при этом нужно. Если думаете вернуться к нему же после исправления, то работает всё то же правило про урегулирование инцидентов: только документально подтверждённое устранение, а не обещания. Если же на время разрыва подключаете нового поставщика на одну-две партии — это временное одобрение с усиленным контролем и карантином.
- Разовая закупка одной партии. Нужно закрыть короткий провал буквально одной поставкой, заводить в постоянные смысла нет. Формально — то же временное одобрение, но с жёстким потолком по объёму и обязательными испытаниями до пуска. Отдельная сложность — происхождение. Если перед вами посредник, а не изготовитель, до поставки надо выяснить настоящую площадку производства и получить документальное подтверждение пути партии. Разовость тут не расслабляет, а наоборот требует большей осторожности: второй попытки проверить не будет.
- Санкции, логистика, смена страны. Привычный канал закрылся, сырьё едет из другой страны, другим маршрутом, иногда через новых посредников. Ключевое здесь — смена страны меняет сам профиль рисков. Один и тот же продукт из разных стран — это разные вероятности по разным опасностям, и это хорошо видно по данным международных систем оповещения. Арахис из одной страны и арахис из другой — разный уровень риска по афлатоксинам. Так что переоценка рисков при смене страны обязательна.
Что чаще всего находит аудитор?
Несоответствия по этой теме повторяются от предприятия к предприятию, я вижу их постоянно:
- временное одобрение без финальной даты: оформили как временное, а поставки идут уже несколько лет;
- решение принято устно: договорённость была, записи нет, при аудите доказать нечем;
- меры прописаны, но не выполнены: в решении испытания каждой партии, а протоколы нашлись на одну из трёх;
- к приостановленному поставщику вернулись без подтверждения устранения несоответствия — поверили на слово;
- сменился завод у того же поставщика, и этого никто не отследил;
- управление изменениями работает только для рецептур, а смена страны или условий поставки сырья остаётся вне процедуры;
- реестр одобренных поставщиков не совпадает с реальными закупками.
Вместо заключения
Три мысли, которые хочется оставить.
Первая. Сбои в поставках — это норма турбулентного рынка, а не аномалия. Если процедуры под них нет, это не значит, что и сбоев не будет. Это значит, что решение примут без правил и со всеми рисками и для потребителя, и для бизнеса.
Вторая. Это решение всего бизнеса, а не одной службы. Оно принимается сообща, потому что и риск общий, и последствия общие. И официальное совместное утверждение защищает не только продукт, но и людей, которые под этим решением подписались.
Третья. Лучшая процедура на случай сбоя — та, которой не пришлось воспользоваться. Уход поставщика, сезонный дефицит, приостановка — вещи предсказуемые, и резервного поставщика по критичным позициям дешевле и спокойнее одобрить заранее, чем экстренно в пятницу вечером. Готовиться стоит не в момент кризиса, а до него.
Первая. Сбои в поставках — это норма турбулентного рынка, а не аномалия. Если процедуры под них нет, это не значит, что и сбоев не будет. Это значит, что решение примут без правил и со всеми рисками и для потребителя, и для бизнеса.
Вторая. Это решение всего бизнеса, а не одной службы. Оно принимается сообща, потому что и риск общий, и последствия общие. И официальное совместное утверждение защищает не только продукт, но и людей, которые под этим решением подписались.
Третья. Лучшая процедура на случай сбоя — та, которой не пришлось воспользоваться. Уход поставщика, сезонный дефицит, приостановка — вещи предсказуемые, и резервного поставщика по критичным позициям дешевле и спокойнее одобрить заранее, чем экстренно в пятницу вечером. Готовиться стоит не в момент кризиса, а до него.
Остались вопросы?
Задайте их эксперту:
