Входной контроль традиционно воспринимают как процедуру проверки сырья при приемке: оценили упаковку, сверили маркировку, проверили документы, в соответствии с программой производственного контроля отправили образцы в лабораторию или запросили протоколы у поставщиков. Однако на практике большая часть проблем возникает значительно раньше — еще на этапе взаимодействия с поставщиком и анализа документов, подтверждающих соответствие продукции требованиям законодательства.
Именно поэтому современный входной контроль постепенно выходит за рамки работы склада или лаборатории и становится частью системы управления поставщиками. В центре внимания оказываются не только показатели безопасности сырья, но и качество технической документации, корректность оформления деклараций, полнота подтверждающих документов и способность поставщика выполнять согласованные с ними требования предприятия.
За годы работы в отделах контроля качества пищевых производств — сначала на предприятиях-переработчиках, затем в компаниях по фасовке продукции, а сегодня занимаясь вопросами технического регулирования — я все больше убеждаюсь, что большинство проблем можно предотвратить еще до поступления первой партии сырья.
Опыт входного контроля показывает, что документы бывают не менее важны, чем само сырье
Одним из первых мест работы было перерабатывающее предприятие, где область основной ответственности сводилась к лабораторному контролю входящего сырья в рамках собственной лаборатории предприятия. Работа была крайне напряженной. Любое отклонение моментально превращалось в производственную проблему: приходило и фальсифицированное сырье, и с отклонениями по установленным показателям качества, и с неприемлемо оформленными документами. В дополнение был лабораторный контроль готовой продукции.
Запомнился случай, когда формулировка претензии от крупного частного покупателя свелась к формулировке «стеклянный творог». Производство остановилось, руководство подняло всех специалистов, начали выяснять обстоятельства. Однако спустя некоторое время оказалось, что речь вовсе не о стеклянных осколках. Покупатель описал словосочетанием «стеклянный творог» сухую и рассыпчатую консистенцию продукта.
Позже работа продолжилась в крупном холдинге, который самостоятельно импортировал сырье, перерабатывал его, фасовал продукцию и поставлял ее в федеральные торговые сети. Именно там пришлось столкнуться уже не столько с качеством самого сырья, сколько с качеством документов, сопровождавших поставки ввиду того, что предприятие поставило себе такую годовую цель после вынесения значимого несоответствия на аудите.
Проблема оказалась гораздо масштабнее, чем можно было предположить. Маркировка оформлялась с нарушениями, декларации содержали ошибки, часть документов вообще не соответствовала требованиям законодательства и у поставщиков не было планов что-либо менять по своей инициативе. После серьезных замечаний со стороны аудиторов предприятие приняло решение полностью перестроить работу с поставщиками. Я как сотрудник, на тот момент ответственный за входной контроль, приняла эту задачу на себя.
Самым эффективным инструментом оказалось не давление, конфликт, принуждение, а выстраивание коммуникации, переговоры, по итогом которого вышли на путь обучения поставщиков.
Во многих случаях поставщики не предоставляли необходимые документы вовсе не потому, что хотели что-то скрыть. Чаще всего они сами не понимали требований технического регулирования, не знали особенностей оформления деклараций или просто использовали старые шаблоны документов, не учитывающие особенности конкретной продукции.
По сути, приходилось обучать поставщиков вопросам декларирования и маркировки, объясняя, какие документы необходимы заказчику и почему именно так они должны быть оформлены. Технологи, специалисты по качеству поставщиков шли в этом вопросе на встречу, так как, они сами были, как профессионалы, заинтересованы обучаться, а руководству поставщиков преподносилось это как бесплатное обучение их сотрудников, которое на рынке, как услуга, стоит не малых бюджетов. Сотрудничали с нами в этом вопросе охотно – был найден подход через заботу, а не через директивное указание. Стратегия, при которой обе стороны выигрывают.
Почему сегодня нельзя полагаться только на помощь органов по сертификации?
Еще несколько лет назад многие предприятия ориентировались на опыт органов по сертификации. Можно было посмотреть зарегистрированные декларации, понять, как оформляются документы по аналогичной продукции, и использовать этот опыт в работе.
Сегодня такая практика практически потеряла смысл.
После изменений законодательства органы по сертификации больше не несут ответственности за регистрацию деклараций так, как это было раньше – у органов сертификации отозвана такая область аккредитации. Если они помогают оформить документы, то делают это исключительно в рамках консультационных услуг. Ответственность за содержание декларации лежит на заявителе.
Это означает, что специалистам предприятий необходимо самостоятельно разбираться в вопросах технического регулирования и постоянно повышать собственную квалификацию.
Использование чужих документов в качестве шаблонов больше не гарантирует правильного оформления. Более того, такой подход нередко становится причиной ошибок, поскольку каждая продукция имеет собственные особенности, которые невозможно учесть простым копированием.
Какие документы поставщик обязан передавать?
Один из самых распространенных вопросов во время аудитов касается обязательного комплекта документов.
С точки зрения законодательства ответ достаточно прост.
При поставке пищевой продукции обязательным документом, подтверждающим соответствие требованиям технических регламентов, является декларация о соответствии.
Именно она подтверждает законность выпуска продукции в обращение.
При этом многие предприятия дополнительно требуют:
протоколы испытаний;
удостоверения качества;
спецификации;
протоколы производственного контроля;
иные документы, необходимые для внутренней системы менеджмента качества.
Важно понимать, что законодательство напрямую не обязывает поставщика передавать весь этот комплект документов.
Если предприятие считает такие документы необходимыми, соответствующее требование должно быть закреплено в договоре поставки.
Именно поэтому специалистам по качеству полезно тесно взаимодействовать с юридической службой своего предприятия.
Почему системе качества необходима совместная работа с другими подразделениями?
Работа отдела качества редко бывает эффективной сама по себе – в отрыве от кроссфункционального взаимодействия.
Если специалисты по закупкам выбирают поставщиков исключительно по цене, юристы не включают необходимые специалисту по качеству требования в договоры, а производство не участвует в формировании спецификаций, то даже самая сильная служба качества не сможет полностью исключить риски.
Наиболее устойчивые результаты достигаются тогда, когда каждое подразделение понимает свою роль и при необходимости ищет сотрудничества на основе стратегии, при которой обе стороны выигрывают.
Юридический отдел способен закрепить в договоре обязанность поставщика предоставлять дополнительные документы.
Закупщики могут учитывать не только стоимость продукции, но и уровень зрелости поставщика.
Технологи формируют требования к сырью на основе технологических задач.
Специалисты по качеству определяют критерии контроля.
Когда все эти процессы работают согласованно, предприятие получает совершенно другой уровень защищенности.
Почему декларацию необходимо проверять не только на их наличие?
Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что специалисты ограничиваются проверкой самого факта наличия декларации.
На практике этого недостаточно – может быть выставлено несоответствие при аудите.
Прежде всего необходимо убедиться, что декларация оформлена в соответствии с требованиями законодательства.
Сегодня действует Решение Коллегии ЕЭК № 293, которое устанавливает правила оформления деклараций о соответствии.
Документ должен существовать не только в электронном реестре, но и быть оформлен на бумажном носителе по установленной форме. Решение Коллегии ЕЭК № 293 является обязательным к исполнению.
Многие предприятия продолжают использовать выгрузку из реестра Росаккредитации как полноценную декларацию. Однако такая практика не соответствует требованиям Решения № 293.
Что делать, если поставщик не предоставляет протоколы испытаний?
Все чаще предприятия сталкиваются с ситуацией, когда поставщик отказывается передавать протоколы испытаний, использованные при регистрации декларации.
При этом важно понимать одну особенность.
Любая зарегистрированная декларация уже основана на конкретном протоколе испытаний, поскольку без него регистрация невозможна.
Следовательно, такой документ у поставщика существует.
Если предприятие получает отказ без каких-либо объяснений, это уже повод более внимательно оценить надежность поставщика и законность оформления документов.
Во многих случаях подобные вопросы удается решить обычными переговорами. Лишь в отдельных ситуациях приходится использовать более жесткие механизмы взаимодействия, предусмотренные договорными отношениями.
Какие риски возникают при недействительной декларации?
Особое внимание необходимо уделять статусу декларации.
Важно различать несколько совершенно разных ситуаций.
Если действие декларации приостановлено, это еще не означает окончательную потерю ее юридической силы. В отдельных случаях нарушения могут быть устранены, после чего действие документа будет восстановлено.
Если декларация прекращена, использовать ее для выпуска новой продукции уже нельзя.
Самая серьезная ситуация возникает тогда, когда декларация признается недействительной.
В этом случае проблемы касаются не только будущих поставок.
Некачественной считается вся продукция, выпущенная по такой декларации, согласно ФЗ-29 «О качестве и безопасности пищевой продукции», что влечет отзыв продукции с рынка, проведение экспертизы и утилизации.
Поэтому проверять статус декларации необходимо регулярно, а не только в день поступления первой партии сырья.
Главный вывод
Современный входной контроль давно перестал ограничиваться проверкой упаковки, маркировки и лабораторными исследованиями. Сегодня он включает оценку поставщика, анализ договорных условий, проверку корректности деклараций, контроль статуса документов, вовлечение поставщиков к сотрудничеству и постоянное взаимодействие между подразделениями предприятия.
Именно такой подход позволяет не просто выявлять проблемы после поставки, а предотвращать их еще до появления продукции на складе. В результате предприятие снижает риски, упрощает прохождение аудитов и получает более надежную систему управления безопасностью пищевой продукции, в которой качество начинается задолго до приемки сырья.