Сегодня мы публикуем новую статью из цикла «К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР» - о том, как пищевым предприятиям правильно подготовиться к аудитам торговых сетей. В этой статье речь пойдет о приёмке и использовании сырья.
Есть аксиома - что качество нашего продукта на 80% зависит от того сырья, которое мы используем, и лишь оставшиеся 20% - это наши процессы, технологии, рецептура и пр.
В правилах использования и работы с сырьем в принципе, нет ничего сложного, но мало кто из предприятий соблюдает их тщательно и в соответствии со всеми требованиями.
О том, как и на что будет смотреть аудитор при заполнении раздела «Сырьё» в своём чек-листе, рассказывает Константин Деревсков - генеральный директор компании Quality START, эксперт по пищевой безопасности и гуру аудитов.
Есть аксиома - что качество нашего продукта на 80% зависит от того сырья, которое мы используем, и лишь оставшиеся 20% - это наши процессы, технологии, рецептура и пр.
В правилах использования и работы с сырьем в принципе, нет ничего сложного, но мало кто из предприятий соблюдает их тщательно и в соответствии со всеми требованиями.
О том, как и на что будет смотреть аудитор при заполнении раздела «Сырьё» в своём чек-листе, рассказывает Константин Деревсков - генеральный директор компании Quality START, эксперт по пищевой безопасности и гуру аудитов.
Первое и основное, на что обращает внимание аудитор при проверке - это наличие деклараций о соответствии или иных документов, подтверждающих безопасность закупаемого вами сырья.
То есть мы не можем купить яблоки у бабушки на рынке и начать делать яблочное варенье, какими бы свежими, чистыми и румяными они не казались. Безопасность сырья должна быть подтверждена документально, самые горячие заверения поставщика и прочие «мамой клянусь» категорически не подходят.
То есть мы не можем купить яблоки у бабушки на рынке и начать делать яблочное варенье, какими бы свежими, чистыми и румяными они не казались. Безопасность сырья должна быть подтверждена документально, самые горячие заверения поставщика и прочие «мамой клянусь» категорически не подходят.
Оценка и выбор поставщиков
Далее, у вас должны быть документы, подтверждающие процедуры оценки и выбора поставщика.
Она делится на два этапа. На первом вы выбираете такие стандартные показатели как цена, сортность, условия оплаты, доставки и пр.
Второй этап включает оценку взаимодействия с поставщиком спустя некоторое время после совместной работы. Здесь нужно смотреть на опоздания или задержки поставок, соответствие качества сырья заявленному изначально, его внешний вид и пр.
Эти этапы должны регулярно фиксироваться в соответствующих чек-листах - благодаря этому аудитору станет понятно, контролируете ли вы процесс выбора сырья или нет.
Далее, у вас должны быть документы, подтверждающие процедуры оценки и выбора поставщика.
Она делится на два этапа. На первом вы выбираете такие стандартные показатели как цена, сортность, условия оплаты, доставки и пр.
Второй этап включает оценку взаимодействия с поставщиком спустя некоторое время после совместной работы. Здесь нужно смотреть на опоздания или задержки поставок, соответствие качества сырья заявленному изначально, его внешний вид и пр.
Эти этапы должны регулярно фиксироваться в соответствующих чек-листах - благодаря этому аудитору станет понятно, контролируете ли вы процесс выбора сырья или нет.
Входной контроль
Ваши сотрудники должны четко понимать, в каких случаях и по каким причинам они могут и должны отказать в приемке сырья.
Часты случаи, когда заверения не совпадают с реальностью. Например, коммерческий директор показывает документы о закупке мытых и дезинфицированных яиц, а на складе мы видим яйца в помете и перьях.
Или замороженные ягоды, у которых имеется сортность. Предприятие закупает по документам высший, а приходит 1-й или 2-й сорт.
Все это происходит потому, что не разработаны необходимые спецификации. И те сотрудники, кто участвует в процедуре входного контроля, не понимают и не знают требований, а исходят лишь из своих внутренних ощущений- «подходит - не подходит». Ну ягода и ягода, малина и малина. Им кажется, что сырье хорошее. А нужно определить уровень калибра, процент смерзшихся ягод и так далее.
Поэтому часто выходит, что предприятие платит за продукт высшего сорта, а получает качество ниже. Подобная практика может в итоге выливаться в миллионный ущерб. И, предупреждая ваши возможные вопросы о коррупционной составляющей, скажу, что вряд ли здесь есть злой умысел - просто с поставщиком работают давно, всех всё устраивает. Возможно, когда-то поставщик даже прислал уведомление на корпоративную почту о снижении сортности. Но оно затерялось среди других важных и срочных сообщений и на него просто не обратили внимания. А брак - ну что ж, он всегда есть, и его процент предприятие устраивает.
Но у аудитора другие задачи и он всегда будет смотреть, сформированы ли у вас принципы входного контроля, в частности, отбора сырья.
Поэтому обязательно и неукоснительно нужно вести журнал входного контроля и регулярно и своевременно его заполнять.
Ваши сотрудники должны четко понимать, в каких случаях и по каким причинам они могут и должны отказать в приемке сырья.
Часты случаи, когда заверения не совпадают с реальностью. Например, коммерческий директор показывает документы о закупке мытых и дезинфицированных яиц, а на складе мы видим яйца в помете и перьях.
Или замороженные ягоды, у которых имеется сортность. Предприятие закупает по документам высший, а приходит 1-й или 2-й сорт.
Все это происходит потому, что не разработаны необходимые спецификации. И те сотрудники, кто участвует в процедуре входного контроля, не понимают и не знают требований, а исходят лишь из своих внутренних ощущений- «подходит - не подходит». Ну ягода и ягода, малина и малина. Им кажется, что сырье хорошее. А нужно определить уровень калибра, процент смерзшихся ягод и так далее.
Поэтому часто выходит, что предприятие платит за продукт высшего сорта, а получает качество ниже. Подобная практика может в итоге выливаться в миллионный ущерб. И, предупреждая ваши возможные вопросы о коррупционной составляющей, скажу, что вряд ли здесь есть злой умысел - просто с поставщиком работают давно, всех всё устраивает. Возможно, когда-то поставщик даже прислал уведомление на корпоративную почту о снижении сортности. Но оно затерялось среди других важных и срочных сообщений и на него просто не обратили внимания. А брак - ну что ж, он всегда есть, и его процент предприятие устраивает.
Но у аудитора другие задачи и он всегда будет смотреть, сформированы ли у вас принципы входного контроля, в частности, отбора сырья.
Поэтому обязательно и неукоснительно нужно вести журнал входного контроля и регулярно и своевременно его заполнять.
Лайфхак. Для облегчения процедуры ведения журналов внедрите цифровые программы. Они не только позволят структурировать процесс, но и существенно - на треть и более - сократят время на заполнение данных.
Важно!Процедуры приемки должны быть разработаны на каждую единицу сырья!
И главное - все эти документы должны находиться в общем доступе, а не только у работника склада.
Лайфхак.Зафиксируйте все детали и требования к приёмке сырья и сделайте их официальным приложением к договору о поставках!
Хранение сырья
Каждое сырье должно храниться в соответствии с установленными сроками годности и условиями.
Например, у молока или сливок после вскрытия меняются как условия, так и сроки хранения, но, к сожалению, об этом частенько напрочь забывают. О том, что не знают вовсе - было бы кощунством с моей стороны предполагать такое.
Условия хранения также должны соответствовать всем правилам и требованиям и их проверку нужно осуществлять не «на глазок» или по ощущениям, а с использованием специальных приборов и аппаратуры.
К этому нужно относиться очень внимательно, так как условия хранения напрямую влияют на безопасность продукции, которую вы производите.
Каждое сырье должно храниться в соответствии с установленными сроками годности и условиями.
Например, у молока или сливок после вскрытия меняются как условия, так и сроки хранения, но, к сожалению, об этом частенько напрочь забывают. О том, что не знают вовсе - было бы кощунством с моей стороны предполагать такое.
Условия хранения также должны соответствовать всем правилам и требованиям и их проверку нужно осуществлять не «на глазок» или по ощущениям, а с использованием специальных приборов и аппаратуры.
К этому нужно относиться очень внимательно, так как условия хранения напрямую влияют на безопасность продукции, которую вы производите.
Маркировка сырья
Все сырье, которое поступило на производство, должно быть промаркировано! Однако часто совершаются ошибки при перетарке сырья, его распаковывают и объединяют с предыдущими партиями, при этом не обращая внимания на сроки годности. Это недопустимо! Поэтому, если вы освобождаете сырье от маркировки поставщика, надо обязательно вводить свою дублирующую маркировку. Обезличенного сырья на производстве быть не должно!
Все сырье, которое поступило на производство, должно быть промаркировано! Однако часто совершаются ошибки при перетарке сырья, его распаковывают и объединяют с предыдущими партиями, при этом не обращая внимания на сроки годности. Это недопустимо! Поэтому, если вы освобождаете сырье от маркировки поставщика, надо обязательно вводить свою дублирующую маркировку. Обезличенного сырья на производстве быть не должно!
Важно! Частая общая ошибка - не учитываются упаковка и вспомогательные средства (скотч, моющие средства и пр.). Их также надо учитывать, особенное значение это приобретает при выстраивании процедуры прослеживаемости.
Остаточные сроки годности
Особенно эта тема важна для продукции с маленьким сроком годности. К примеру, к вам поступил творог, у которого два дня до конца срока годности. А в производство вы отдадите его только завтра. Можете вы так поступить? Теоретически да, ведь вы произведете термическую обработку и изготовите по сути новый продукт - сырники. Однако фактически вы использовали сырье в последний день, и нет гарантии, что ваш продукт будет свежим и сохранит установленные вами сроки годности.
Поэтому необходимо установить процент - при каком минимальном сроке годности сырье можно запускать в производство. И, конечно, нужно тщательно отслеживать этот пункт. Лучшая практика - установить остаточный срок годности при приемке сырья - не менее 70%. Иначе риски слишком велики - и пищевые, и экономические.
Особенно эта тема важна для продукции с маленьким сроком годности. К примеру, к вам поступил творог, у которого два дня до конца срока годности. А в производство вы отдадите его только завтра. Можете вы так поступить? Теоретически да, ведь вы произведете термическую обработку и изготовите по сути новый продукт - сырники. Однако фактически вы использовали сырье в последний день, и нет гарантии, что ваш продукт будет свежим и сохранит установленные вами сроки годности.
Поэтому необходимо установить процент - при каком минимальном сроке годности сырье можно запускать в производство. И, конечно, нужно тщательно отслеживать этот пункт. Лучшая практика - установить остаточный срок годности при приемке сырья - не менее 70%. Иначе риски слишком велики - и пищевые, и экономические.
Сомнения в доброкачественности сырья
Напомню, что согласно методическим рекомендациям (МР0279–22) контроль сырья производится «при возникновении сомнений в доброкачественности и безопасности продукции».
Но что делать, если у вашего продукта короткий срок годности, к примеру, у тех же сырников? Пока вы отдадите их на анализ, пока получите протоколы исследований спустя две недели, продукт уже станет непригодным к употреблению…
В таких случаях я рекомендую исходить из рискориентированного подхода.
Если мы знаем, что пик фальсификации молочки приходится на зимнее время, должна быть разработана программа контроля за сырьем именно на этот период. Её вы и предъявите аудитору - это будут не просто слова и ощущения, а обоснованное подтверждение, почему вы не сомневаетесь в своём поставщике.
Напомню, что согласно методическим рекомендациям (МР0279–22) контроль сырья производится «при возникновении сомнений в доброкачественности и безопасности продукции».
Но что делать, если у вашего продукта короткий срок годности, к примеру, у тех же сырников? Пока вы отдадите их на анализ, пока получите протоколы исследований спустя две недели, продукт уже станет непригодным к употреблению…
В таких случаях я рекомендую исходить из рискориентированного подхода.
Если мы знаем, что пик фальсификации молочки приходится на зимнее время, должна быть разработана программа контроля за сырьем именно на этот период. Её вы и предъявите аудитору - это будут не просто слова и ощущения, а обоснованное подтверждение, почему вы не сомневаетесь в своём поставщике.
Продолжение следует! В следующей статье я расскажу о том, на что обращают внимание аудиторы ТС при заполнении раздела «Процессы производства».
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
- К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР! Часть 1. Разбираем, как правильно подготовиться к аудиту торговых сетей. Инфраструктура.
- К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР. Часть 2. Разбираем, как правильно подготовиться к аудиту торговых сетей. Обслуживание технологического оборудования
- К НАМ ЕДЕТ АУДИТОР. Часть 3. Разбираем, как правильно подготовиться к аудиту торговых сетей. Управление качеством