Внутренние аудиты – проверки, которые проводятся самой организацией. Это ключевой управленческий инструмент для оценки соответствия системы менеджмента качества компании стандарту.
Для реализации проверки нужно выполнить определенные шаги:
1. Разработать программу внутреннего аудита, чек-листы, утвердить процедуру. 2. Запланировать внутренний аудит. 3. Сформировать команды внутренних аудиторов под задачу. 4. Провести аудит. 5. Выпустить отчет. 6. Получить список корректирующих и предупреждающих действий для дальнейшего контроля и отследить их выполнение.
Рассмотрим аудит поэтапно и отметим самые важные моменты. Основной акцент будет на внутреннем аудите пищевого производства, однако методику можно назвать универсальной: добавив отраслевую специфику, ее можно использовать почти в любой сфере деятельности.
1. Область применения: • Организация должна определить и задокументировать область применения своей системы менеджмента качества. • Область применения должна указывать на виды продукции и услуг, которые организация охватывает, а также обосновывать исключение определенных требований стандарта, если они не применимы к данной области. 2. Термины и определения. 3. Нормативные ссылки. 4. Информация об ответственных лицах. 5. Программа внутреннего аудита: • Программа обычно составляется на год и включает план проведения аудитов. • В программу аудитов входят цели, объекты аудита, процедуры, методы, критерии и ресурсы, включая командировочные расходы. • Она также содержит информацию о том, кто будет проводить аудит, где и когда он будет проведен. • Частота проведения плановых аудитов определяется руководством компании, исходя из сферы деятельности и потенциальных рисков. · Основания для проведения внеплановых аудитов: - Процедура должна включать основания для проведения внеплановых аудитов, таких как проблемы с качеством продукции, претензии потребителей, изменения в технологии производства и изменения в плане ХАССП и т.п. 6. План внутреннего аудита: • План составляется перед каждым аудитом на основе программы аудита и предоставленной информации от проверяемого подразделения. • Он содержит информацию о составе аудиторской группы, разделении обязанностей, времени, отведенном для аудита каждого подразделения или процесса, а также используемых методах проверки. 7. Методы оценки внутренних аудиторов. 8. Чек-лист: • Чек-листы для аудиторов могут быть разработаны на основе стандартов, внутренних процедур и ключевых показателей эффективности (КПЭ). • Для каждого процесса следует создать отдельный чек-лист с полями для указания даты, команды аудита и подписи проверяемого. 9. Требования к отчету и плану корректирующих мероприятий. 10. Порядок согласования результатов аудита. 11. Мониторинг выполнения плана корректирующих мероприятий.
Формирование команды
Перед началом внутреннего аудита необходимо предварительно обдумать, как будет проводиться оценка внутренних аудиторов и какие критерии будут использоваться при принятии решений. Оценка должна проводиться перед каждым аудитом и документироваться в соответствии с процедурой "Внутренний аудит", например, с помощью системы баллов.
При оценке необходимо учитывать личные и профессиональные качества внутренних аудиторов. Среди личных качеств можно выделить:
• Пройденное обучение. • Сертификаты. • Опыт участия в предыдущих внутренних аудитах. • Опыт работы в соответствующей области. • Репутацию сотрудника. • Отсутствие дисциплинарных взысканий.
Также можно оценить "soft skills" аудиторов, ответив на такие вопросы, как:
• Может ли аудитор создать атмосферу, в которой проверяемые захотят помочь ему? • Признает ли аудитор свои ошибки сразу же, как только они становятся известными?
Необходимо оценить объективность, беспристрастность и независимость аудиторов от проверяемого процесса или деятельности. Например, сотрудник не должен проводить аудит в подразделении, где он работает или ранее работал.
Если аудит проводится несколькими аудиторами одновременно, следует назначить руководителя аудита на основе полученных баллов при оценке аудиторов.
Относительно организационных вопросов, аудит может быть объявленным или необъявленным. В случае объявленного аудита подразделение предупреждается заранее о дате проверки, чаще всего с помощью формального письменного уведомления.
Участникам процесса следует сообщить об объеме аудита и плане его проведения, включая информацию о том, какие люди в каком отделе и в какое время будут вовлечены в процесс. Также следует отметить, что присутствие руководства на вводном и заключительном собраниях является обязательным.
Необъявленный аудит имеет смысл, если оценка системы внутреннего контроля или системы управления рисками является основной функцией аудиторов, либо если существует высокий риск злоупотреблений, халатного отношения или мошенничества.
Необъявленный аудит не требуется, если основная цель аудита заключается в поиске улучшений, а не в оценке рисков и контролей. Часто необъявленные аудиты воспринимаются негативно, но их результаты могут быть более достоверными, поскольку аудиторов не ждут и можно оценить реальное состояние ситуации. Кроме того, такая практика поддерживает работников в тонусе.
Если было принято решение провести необъявленный внутренний аудит, необходимо обеспечить конфиденциальность информации о его проведении до соответствующего времени. Например:
• Только руководитель подразделения внутреннего аудита должен знать план необъявленных аудитов, а аудитору следует сообщить о проверяемом подразделении непосредственно перед проверкой. • Если требуется командировка, билеты следует покупать самостоятельно, а не через компанию. Командировочное удостоверение следует оформить уже после факта поездки.
При проверке и составлении отчета необходимо следовать определенным шагам. Начните аудит с проведения вводного собрания, на котором:
• Объясните, что будет проверено, какие стандарты и требования будут применяться. • Напомните о категоризации рисков в соответствии с процедурой, например, критические несоответствия, несоответствия, соответствие или возможности для улучшения. • Укажите, кто будет задействован в процессе и когда. • Определите инструменты, которые будут использоваться аудиторами, например, анализ документации, осмотр производства, опрос персонала. • Уточните сроки для разработки и реализации плана корректирующих и предупреждающих мероприятий. • Обсудите запросы на документацию и данные, которые могут потребоваться во время аудита. • Уточните, что ваша цель не состоит в поиске виновных или несоответствий, а скорее в сборе доказательств того, что система функционирует.
При проведении проверки внимательно записывайте все наблюдаемое и услышанное. При анализе документации запишите подробности, такие как название документа, ссылку, дату выпуска и т.д. При опросе персонала документируйте их имена, должности и отделы. При осмотре производства и других процессов или помещений делайте детальные фотографии или записывайте, что было наблюдено, например, состояние используемого оборудования, даты последнего обслуживания и т.д. Эта информация пригодится при составлении отчета.
Помните, что во время аудита вы собираете информацию, а не предоставляете ее.
Во время интервью важно дать проверяемому большую возможность высказаться, идеальное соотношение составляет 80/20 в пользу аудируемого.
Некоторые рекомендации:
• Все участники проверки должны сотрудничать для достижения целей аудита.
• Аудиторы должны соблюдать те же правила безопасности и производственные практики, что и другие сотрудники.
• Сопровождающие аудитора не должны отвечать на те вопросы, которые не относятся непосредственно к ним. Например, если аудитор задает вопрос сотруднику, ответственному за мойку инвентаря, то на него должен ответить именно этот сотрудник.
• Проверьте действия, предпринятые в результате предыдущего внутреннего аудита: были ли приняты корректирующие меры и какова их эффективность.
По завершении аудита важно получить подтверждение следующих факторов:
1. Процессы документированы.
2. Результаты деятельности компании измеряются.
3. Компания может доказать, что работает в соответствии с регламентами и инструкциями.
4. Персонал понимает свою роль.
На заключительном собрании поблагодарите проверяемых за помощь во время аудита. Объясните, что внутренний аудит является выборочным и представляет срез текущей ситуации. Подчеркните, что любые вопросы приветствуются. Уточните объем и цели аудита, чтобы убедиться, что все понимают, что было проверено.
Сделайте общее резюме выводов, сделанных во время аудита. Это даст возможность обобщить мысли и предоставить обратную связь по тем областям, в которых система функционирует хорошо. Это поможет разбить стереотип о том, что аудит связан только с поиском несоответствий. Обсудите также выявленные проблемы и выслушайте высказанные замечания и вопросы. Несоответствия, которые не могут быть приняты, должны быть дополнительно изучены, и необходимо стремиться к достижению согласия и обоснованности выводов. Если соглашение не достигнуто, информацию о несоответствиях и разногласиях следует передать менеджеру по качеству.
Наконец, аудитор должен поблагодарить проверяемых за их сотрудничество во время аудита и сообщить им о дате готовности аудиторского отчета, а также о сроках предоставления плана корректирующих мероприятий.
После завершения проверки составьте отчет по внутреннему аудиту, который должен быть простым и понятным. Представьте его так, будто его читает человек, не знакомый с тематикой аудита, чтобы избежать возникновения вопросов. Согласуйте, утвердите и передайте отчет аудируемым.
В установленные сроки получите от аудируемого подразделения план корректирующих мероприятий с указанием ответственных лиц и запланированной даты выполнения. Согласуйте и отслеживайте выполнение плана.
Результаты внутреннего аудита и программы корректирующих мероприятий являются основными элементами для анализа руководством и важным инструментом для снижения рисков.
{$te}
Важно помнить: для того чтобы система менеджмента заработала в полную силу, нужна заинтересованность высшего руководства в развитии этой системы, хорошо подобранная команда внутренних аудиторов и подготовленный персонал.
Если же аудиторы во время проверки уделяют внимание только формальностям: правильной простановке дат и подписей на документах, а по результатам проведенных аудитов «провинившихся» наказывают и при этом система менеджмента качества существует отдельно от производства, то вреда для бизнеса от таких аудитов будет больше, чем пользы.