АВТОР СТАТЬИ:
Начнем с того, что регламентирующим стандартом по проведению аудитов системы менеджмента безопасности пищевой продукции (далее – СМБПП) является международный стандарт ISO 19011:2 018 (ГОСТ Р ИСО 19011-2021) «Оценка соответствия. Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента», в котором уделяется внимание планированию аудитов с соблюдением принципа предупредительности, что означает заблаговременное извещение аудируемой организации о сроках, объеме, критериях и требованиях аудита. В случаях проведения аудита второй стороны программа аудита может быть заменена на чек-лист.
Таким образом, до аудита проверяемая компания может провести самооценку или аудит первой стороной по предоставленному чек-листу. Данная диагностика позволит выявить слабые места, разработать корректирующие действия и спланировать их выполнение. Внутренняя коммуникация должна сработать таким образом, чтобы информировать всех заинтересованных должностных лиц о проведении аудита. Необходимо подтвердить присутствие руководителей подразделений в этот день, также надо договориться о выделении ими времени на участие в аудите. Кроме того, важный пункт - совместная проработка маршрута движения в производственных помещениях, сопровождающих сотрудников предприятия. Необходимо продумать все организационные моменты этапа проведения «аудита на месте», в котором будут представлены: уровень инфраструктуры, производственной среды, выполнение программ обязательных предварительных мероприятий и др.
Таким образом, до аудита проверяемая компания может провести самооценку или аудит первой стороной по предоставленному чек-листу. Данная диагностика позволит выявить слабые места, разработать корректирующие действия и спланировать их выполнение. Внутренняя коммуникация должна сработать таким образом, чтобы информировать всех заинтересованных должностных лиц о проведении аудита. Необходимо подтвердить присутствие руководителей подразделений в этот день, также надо договориться о выделении ими времени на участие в аудите. Кроме того, важный пункт - совместная проработка маршрута движения в производственных помещениях, сопровождающих сотрудников предприятия. Необходимо продумать все организационные моменты этапа проведения «аудита на месте», в котором будут представлены: уровень инфраструктуры, производственной среды, выполнение программ обязательных предварительных мероприятий и др.
С точки зрения подготовки документации и записи СМБПП также необходимо заблаговременно подготовить документы и записи, которые требуются чек-листом.
Что касается проведения аудитов систем менеджмента безопасности пищевой продукции на соответствие требованиям международных стандартов, например, ISO 22000:2018, то целесообразно подготовить и проверить выполнение следующих основных элементов СМБПП:
1. Подтверждение проведения внутренних аудитов. Система ХАССП/ СМБПП не может быть признана действующей, если на предприятии не проводятся внутренние аудиты. Проверяются наличие отчетов, планов корректирующих действий, верификация выполнения корректирующих действий.
2. Протоколы тестирования системы прослеживаемости. Скорее всего, на аудите возникнет ситуация, когда в рамках рабочего времени аудита внешним аудитором будет проведено тестирование системы прослеживаемости по любому продукту. Но в любом случае подготовьте свой внутренний протокол тестирования системы прослеживаемости сроком давности менее года.
3. Протокол учебного отзыва. В случае если реального отзыва продукции в отчетный период не возникало, необходимо подготовить отчет/протокол учебного отзыва продукции сроком давности менее года.
4. Обучение сотрудников и подтверждение компетентности. Заблаговременно побеспокойтесь о подтверждении прохождения обучения группой ХАССП, а также внутреннего обучения сотрудников. Это могут быть и копии сертификатов, и свидетельство об обучении во внешних организациях (сроком не более 3-х лет с момента прохождения обучения), и записи о проведении внутрифирменного обучения в течение года (подписи в инструкциях, журналах, тестирование, анкетирование), и др. инструменты проверки знаний сотрудников по пройденным темам.
5. Подтверждение прохождения процедур по валидации: подтверждение проведения поверки средств измерений, протоколы лабораторных испытаний готовой продукции, копии свидетельств об аккредитации органов, выполняющих работы и оказывающих услуги для аудируемого предприятия.
6. Отчет по анализу функционирования СМБПП со стороны высшего руководства. Этот документ должен быть в обязательном порядке на момент аудита. Как правило, отчет по анализу функционирования СМБПП составляется раз в год, по итогам года. В случае, если внешний аудит СМБПП проводится в середине года, целесообразно составить отчет, включающий выполнение текущих целей, выполнить «срез» показателей системы, что также привнесет ценность для аудитора и для аудита. Также приветствуется динамика и анализ результативности СМБПП по нескольким годам (например, за трехлетний сертификационный цикл).
7. Обратите внимание, что все документы СМБПП должны иметь статус действующих документов, актуализированных, в частности: Приказ о назначении группы ХАССП; Политика, цели, планы управления опасностями, инструкции и проч. Важно провести ознакомление сотрудников с документацией СМБПП.
8. Подтверждение выполнения корректирующих мероприятий, установленных по результатам аудита предыдущего периода (если применимо).
9. Обращение потребителей (журналы жалоб и рекламаций), результаты работы по жалобам потребителей (если были). Работа с несоответствиями.
10. Правила использования и использования информации о прохождении сертификации по международным стандартам.
Что касается проведения аудитов систем менеджмента безопасности пищевой продукции на соответствие требованиям международных стандартов, например, ISO 22000:2018, то целесообразно подготовить и проверить выполнение следующих основных элементов СМБПП:
1. Подтверждение проведения внутренних аудитов. Система ХАССП/ СМБПП не может быть признана действующей, если на предприятии не проводятся внутренние аудиты. Проверяются наличие отчетов, планов корректирующих действий, верификация выполнения корректирующих действий.
2. Протоколы тестирования системы прослеживаемости. Скорее всего, на аудите возникнет ситуация, когда в рамках рабочего времени аудита внешним аудитором будет проведено тестирование системы прослеживаемости по любому продукту. Но в любом случае подготовьте свой внутренний протокол тестирования системы прослеживаемости сроком давности менее года.
3. Протокол учебного отзыва. В случае если реального отзыва продукции в отчетный период не возникало, необходимо подготовить отчет/протокол учебного отзыва продукции сроком давности менее года.
4. Обучение сотрудников и подтверждение компетентности. Заблаговременно побеспокойтесь о подтверждении прохождения обучения группой ХАССП, а также внутреннего обучения сотрудников. Это могут быть и копии сертификатов, и свидетельство об обучении во внешних организациях (сроком не более 3-х лет с момента прохождения обучения), и записи о проведении внутрифирменного обучения в течение года (подписи в инструкциях, журналах, тестирование, анкетирование), и др. инструменты проверки знаний сотрудников по пройденным темам.
5. Подтверждение прохождения процедур по валидации: подтверждение проведения поверки средств измерений, протоколы лабораторных испытаний готовой продукции, копии свидетельств об аккредитации органов, выполняющих работы и оказывающих услуги для аудируемого предприятия.
6. Отчет по анализу функционирования СМБПП со стороны высшего руководства. Этот документ должен быть в обязательном порядке на момент аудита. Как правило, отчет по анализу функционирования СМБПП составляется раз в год, по итогам года. В случае, если внешний аудит СМБПП проводится в середине года, целесообразно составить отчет, включающий выполнение текущих целей, выполнить «срез» показателей системы, что также привнесет ценность для аудитора и для аудита. Также приветствуется динамика и анализ результативности СМБПП по нескольким годам (например, за трехлетний сертификационный цикл).
7. Обратите внимание, что все документы СМБПП должны иметь статус действующих документов, актуализированных, в частности: Приказ о назначении группы ХАССП; Политика, цели, планы управления опасностями, инструкции и проч. Важно провести ознакомление сотрудников с документацией СМБПП.
8. Подтверждение выполнения корректирующих мероприятий, установленных по результатам аудита предыдущего периода (если применимо).
9. Обращение потребителей (журналы жалоб и рекламаций), результаты работы по жалобам потребителей (если были). Работа с несоответствиями.
10. Правила использования и использования информации о прохождении сертификации по международным стандартам.
Несколько практических советов
Совет 1. Если предприятие находится на особом контроле по биозащите (например, животноводческие предприятия: свиноводческие комплексы, птицеводческие предприятия), то обязательно запрашивается в органе по сертификации информация о предыдущих посещениях аудитора в другие аналогичные предприятия, соблюден ли временной санитарный разрыв. В случае предоставления аудитору средств индивидуальной защиты и санитарной одежды для посетителей заранее запрашивают размер одежды и обуви аудитора.
Совет 2. Также не забудьте, что проведение аудита СМБПП – это мероприятие, включающее вводное и заключительное совещания. Не умаляйте их значение. На вводном совещании есть возможность представить команду предприятия, решить организационные вопросы, создать первоначальное представление. На заключительном совещании важно присутствие всех участников аудита, особенно руководителей аудируемых подразделений, т.к. заключительное совещание предполагает обсуждение результатов аудита.
Совет 1. Если предприятие находится на особом контроле по биозащите (например, животноводческие предприятия: свиноводческие комплексы, птицеводческие предприятия), то обязательно запрашивается в органе по сертификации информация о предыдущих посещениях аудитора в другие аналогичные предприятия, соблюден ли временной санитарный разрыв. В случае предоставления аудитору средств индивидуальной защиты и санитарной одежды для посетителей заранее запрашивают размер одежды и обуви аудитора.
Совет 2. Также не забудьте, что проведение аудита СМБПП – это мероприятие, включающее вводное и заключительное совещания. Не умаляйте их значение. На вводном совещании есть возможность представить команду предприятия, решить организационные вопросы, создать первоначальное представление. На заключительном совещании важно присутствие всех участников аудита, особенно руководителей аудируемых подразделений, т.к. заключительное совещание предполагает обсуждение результатов аудита.
Кстати, чтобы успешно проходить аудиты, необходимо использовать правильную экипировку, например, фартук HACCPER EVATEX с рукавами.
Российское представительство сертификационного органа «DQS Holding GmbH», орган по сертификации «ДКС РУС» желает Вам успехов при прохождении аудитов! Будем рады предложить Вам свою помощь по всему спектру сертификационных услуг как по международной, так и по национальной аккредитации.
Реклама. ООО "ДКС РУС"
Остались вопросы? Найдите ответы на них в разделе «КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ПРОВЕРКЕ, АУДИТУ, СНИЗИТЬ ШТРАФЫ» или задайте вопрос экспертам Food Safety!